Qu'est ce que le PES ASAP ORMC ?

La DGFIP propose un nouveau service d'édition et d'acheminement des factures (ASAP : Avis de Sommes à Payer). Avec ce nouveau service, les collectivités locales peuvent externaliser le processus d'impression et d'envoi des ASAP : la DGFIP propose d'éditer elle-même les factures dans des centrales éditiques.

Le transfert de l'édition de ces factures demande une unification des modèles de factures. Un modèle unique et normalisé qui permet une meilleure lecture de l'information. 

Votre établissement transmettra ainsi deux fichiers à la trésorerie :

- Un flux classique ORMC (PES recette Aller ORMC)

- Un second fichier (PES PJ) qui contient les informations des factures pour l'impression dans les centrales éditiques.

Le PESV2 ASAP ORMC dans DuoNET

Le PES V2 ASAP (Avis de Sommes A Payer) autorise deux modes de fonctionnement différents dans DuoNET : 

- PES ASAP ORMC
- PES ASAP Titre.

Cet article se concentre sur le paramétrage et l'édition des flux PESV2 ASAP ORMC. Voici les différentes étapes : 

 

1. Paramétrage des civilités

2. Mode de numérotation des factures

3. Paramétrer le flux (ASAP) ORMC 

4. Paramétrer l'Avis de somme A Payer (ASAP)

5. Modèle de facture

6. Editer le flux

 

Etape 1 : Paramétrage des civilités

Dans le fichier d'export ORMC, les civilités doivent respecter une norme stricte.

La transposition entre vos civilités et les civilités strictes ORMC doit être paramétrée dans le dictionnaire de DuoNET, menu Paramétrage/Outils > Tables > Dictionnaire.

 

Les deux types de civilités suivants sont concernés par ce paramétrage : 

 

Adresses - Civilités (TAG) dans la catégorie Adresses - Élèves, Personnel, Carnet

Foyers - Civilités, titres dans la catégorie Familles-Foyers

Les abréviations sont utilisées dans le fichier d'export, ce sont donc ces informations qui doivent correspondre à la norme ORMC. Les abréviations autorisées par l'ORMC sont les suivantes :

Monsieur	M
Madame	MME
Mademoiselle	MME
Monsieur et Madame	M_ET_MME
Monsieur ou Madame	M_OU_MME

 

Etape 2 : Mode de numérotation des factures

Il faut définir le mode de numérotation des factures qui doit être ORMC dans l'onglet Paramétrage facturation 

 

Etape 3 : Paramétrer le flux (ASAP) ORMC 

Le paramétrage du flux se trouve dans paramétrage/outils > Comptabilité facturation > Options comptables > Export > PES/ORMC

Les informations demandées dans le paramétrage vous sont généralement transmises par votre Trésorerie. 

Dans la zone Bloc Pièce les valeurs suivantes doivent être renseignées :  

• Type de pièce = 15 ORMC
• Nature du mandat = 01 - Fonctionnement

Dans la zone Infos ligne de pièce

• Nature : 5XX (en général 588)

Etape 4 : Paramétrer l'Avis de somme A Payer (ASAP)

Pour permettre l’édition de l’avis de somme à payer, il faut renseigner certains champs dans le  Paramétrage ASAP (paramétrage/outils > Comptabilité facturation > Options comptables > Export)

• Raison sociale / nom
•  Complément de nom
• adresse
• code postal
• ville

Etape 5 : Modèle de facture

Le modèle de facture utilisé pour les Avis de Somme A Payer dans DuoNET est le modèle de facture ORMC. Ce modèle peut être sélectionné depuis le menu Paramétrages / Outils > Comptabilité / facturation > Modèles de facture

Il s’agit d’un modèle de facture normé pour une édition par les centrales éditiques, pour respecter cette norme, certaines informations sont fixes et obligatoires, d’autres sont personnalisables. 

 

Zones fixées (en jaune dans la capture d’écran ci dessous) : 

• Adresse du destinataire (adresse de la famille dans DuoNET)
• Le tableau des factures (qui reprend les informations utilisées par les variables <FAM_FAC_RESUME_TVA> et le montant total en toutes lettres : <FAM_FAC_TOTAL_LETTRE>

 

L’adresse de l’expéditeur (en orange dans la capture d’écran) correspond aux informations renseignées précédemment dans le paramétrage ASAP

 

Les zones en rouge sont les zones personnalisables 

Logo personnalisable : Il est possible d’intégrer deux logos sur le modèle d’ASAP

• Un logo en haut à droite
• Un logo en bas de page

Titre du document : limité à 70 caractères

Descriptif : limité à 200 caractères

Corps de la facture : Cette zone sera visible sous le tableau récapitulatif des tarifs. Pour cette zone vous disposez de quelques possibilités de mise en page, et d’une zone de texte beaucoup plus importante. (Un avis de somme à payer peut atteindre une longueur maximale de 8 pages)

En plus de ces zones de saisie personnalisables, il est possible d’intégrer à ce modèle le datamatrix ou le TIP SEPA. 

Ces deux informations se situeront toujours en bas de la dernière page de la facture, en respectant les normes. 

Etape 6 : Éditer le flux

L'édition du flux se trouve dans l'onglet Comptabilité > Facturation échéance > Historique factures

Dans un premier temps, effectuez une recherche pour afficher dans la liste les factures concernées par le flux (en général une recherche par période d'édition et par régie permet d'obtenir rapidement cette liste)

Cliquez ensuite sur "Opérations groupées" puis Exports/imports

Dans la fenêtre d'exports, sélectionnez Télécharger le flux ASAP

L'opération va lancer le téléchargement d’un fichier . zip qui comprend 2 fichiers xml : 

• le flux PES ALLER
• les Pièces jointes ( PJ ASAP) pour la centrale éditique