Accéder au paramétrage du formulaire de réinscription
L'accès au paramétrage du formulaire de réinscription se fait depuis le menu "Paramétrage/Outils > Réinscription", qui vous redirigera vers la page de configuration du parcours de réinscription.
Les étapes 1 et 2 correspondent aux deux premières étapes suivies par les élèves lors de leur réinscription, à savoir le rappel des anciens cours et les propositions de disciplines/niveaux pour l'année à venir. La troisième étape, intitulée "Formulaire personnalisé", permet de configurer le formulaire.
Le formulaire de réinscription est composé d'une ou plusieurs sections pouvant contenir plusieurs questions.
Chaque section représente une étape distincte du formulaire de réinscription. La création d'une section vous permet d'organiser les questions selon des thèmes ou le parcours de l'élève.
Les sections et les questions peuvent être affichées ou non en fonction de conditions liées à l'élève ou relatives au formulaire.
- Créer une section
- Ajouter des questions dans une section
- Prévisualiser le formulaire
- Les informations complémentaires
Créer une section
L'ajout d'une section peut se faire soit depuis l'arborescence disponible à gauche de l'écran, en effectuant un clic droit sur la zone intitulée "formulaire", soit depuis le bouton "ajouter section" situé en bas du formulaire.
Pour modifier une section, il suffit de cliquer sur l'icône de modification à droite de l'en-tête de la section. Cela permet de passer la section en mode modification. En mode modification, vous pourrez éditer le titre et le descriptif de la section, ainsi que paramétrer l'ensemble des questions.
Les conditions d'affichage de la section
Les conditions d'affichage permettent de limiter l'affichage d'une section (et de toutes les questions qui en font partie) en fonction de certains paramètres.
Les conditions générales sont des informations relatives à l'élève et à son parcours dans l'établissement, telles que :
- Âge
- Cycle
- Secteur d'activité
- Cursus
Par exemple, une section peut s'afficher uniquement pour les élèves âgés de plus de 18 ans qui suivent des cours de danse.
Les conditions particulières sont liées aux réponses fournies dans le formulaire. Cela permet d'afficher une étape du formulaire aux utilisateurs ayant donné une réponse spécifique à une question posée dans une section précédente.
Par exemple: Une section peut être dédiée aux propositions d'activités supplémentaires et ne s'afficher que si l'utilisateur a répondu "Oui" à la question "Souhaitez-vous suivre une nouvelle activité l'année prochaine ?" qui se trouvait dans une étape précédente.
Les conditions d'affichage des questions
Les questions d'une section peuvent également bénéficier des conditions d'affichage générales et des conditions d'affichage particulières.
Dans le cas d'une question, les conditions particulières ne s'appliquent qu'aux questions précédentes de la même section.
Prenons l'exemple précédent : la question concernant les modalités de prélèvement automatique ne sera affichée que si l'utilisateur a choisi l'option "prélèvement automatique" à la question précédente.
Règles de gestion des conditions d'affichage :
Les conditions peuvent être regroupées. Dans un groupe de conditions, toutes les conditions doivent être satisfaites pour que le groupe soit validé.
Si plusieurs groupes de conditions sont associés à une section, celle-ci sera affichée si au moins l'un des groupes de conditions est validé.
Si aucune condition n'est spécifiée, la section sera toujours affichée.
Ajout de questions dans une section
L'ajout d'une question peut être réalisé depuis l'arborescence située à gauche de la page, en effectuant un clic droit sur une section ou en utilisant le bouton "ajouter une question".
Les questions peuvent être modifiées lorsque la section est en mode "modification" ou en cliquant sur l'icône de modification d'une question.
Une question est définie par son intitulé et peut être complétée par une zone de description permettant de préciser davantage le contenu de la question.
Lier un critère à une question
Vous pouvez associer une question du formulaire à un critère existant pour l'individu ou le foyer (Gestion des critères individu et foyer).
Pour ce faire, suivez ces étapes :
- Cliquez sur le bouton "Associer un critère".
- Sélectionnez le critère que vous souhaitez utiliser dans le menu déroulant.
- Choisissez les valeurs que vous souhaitez proposer à l'utilisateur pour ce critère.
- Sélectionnez le type de réponse approprié, soit une liste déroulante soit une liste d'options.
Lors de la saisie, la valeur sélectionnée par l'utilisateur pour cette question sera mise à jour sur la fiche de l'élève ou de la famille.
De plus, vous avez la possibilité d'ajouter manuellement une valeur en saisissant le texte souhaité dans la zone de texte et en cliquant sur le bouton "+". Cependant, les valeurs ajoutées ne seront enregistrées en tant que valeurs du critère que lors de leur première sélection lors d'une réinscription, afin d'éviter les ajouts inutiles dans le dictionnaire.
Réorganiser les valeurs associées à une question
Pour modifier l'ordre des valeurs associées à une question, suivez les étapes suivantes :
- Cliquez sur l'icône "Modifier la section" située à droite de l'intitulé de la section
- Faites glisser et déposez les valeurs que vous souhaitez réorganiser dans la liste des réponses proposées.
- Une fois les valeurs dans l'ordre souhaité, cliquez sur l'icône "Enregistrer" pour sauvegarder les modifications
Ajouter un lien ou un document comme complément d'information
Il est possible d'ajouter un lien vers un site externe ou de permettre à l'utilisateur de télécharger un document directement depuis le formulaire.
-
Ajout d'un lien :
- Pour ajouter un lien, saisissez l'adresse du site (ou du document hébergé) dans le champ "URL de redirection".
- Indiquez le texte que vous souhaitez afficher dans l'étiquette du lien dans le champ "Texte de remplacement".
-
Ajout d'un document :
- L'ajout d'un document permet de donner accès à un document hébergé sur DuoNET (dans le menu "Paramétrage/Outils > Gestion de fichiers").
- Ce document sera intégré dans le formulaire et sera téléchargeable sans quitter celui-ci.
Réorganiser l'ordre des questions ou des sections
Vous pouvez réorganiser le formulaire en déplaçant l'ordre des sections ou des questions au sein d'une section, ou en déplaçant une question vers une autre section.
Utilisez l'arborescence située à gauche de l'écran, cliquez et faites glisser la question/section vers l'emplacement souhaité.
Si vous déplacez une question/section qui possède des conditions d'affichage particulières, une vérification de cohérence est automatiquement effectuée. Si le déplacement rend impossible l'application de la condition (par exemple, en déplaçant une question avant celle à laquelle elle se réfère), une fenêtre de confirmation vous indiquera les conditions incompatibles. Vous pourrez choisir de supprimer les conditions ou d'annuler l'action.
Vous pouvez également déplacer un groupe d'éléments (plusieurs questions ou plusieurs sections) en maintenant la touche "Ctrl" enfoncée tout en cliquant et en faisant glisser les différentes questions ou sections que vous souhaitez déplacer.
Cependant, notez qu'une section ne peut pas être déplacée au niveau des questions, car elle est hiérarchiquement supérieure à celles-ci.
Prévisualiser le formulaire
Un outil de prévisualisation est intégré au formulaire, accessible via le bouton "Visualiser le formulaire" situé en haut de la page.
Cet outil vous permet de simuler la réinscription en utilisant un élève existant, afin que les conditions générales d'affichage correspondent à un cas réel.
Cela vous permettra de vérifier le déroulement correct du formulaire dans différents scénarios.
Cliquez sur le bouton en-tête de page à droite :
Les informations complémentaires
Les informations complémentaires sont des informations qui peuvent être ajoutées directement sur les fiches des foyers ou des élèves, et qui sont proposées à la fin du formulaire de réinscription. Il existe deux types d'informations complémentaires :
Critères paramétrables
Ces critères ajoutent deux champs facultatifs ou obligatoires permettant de demander l'établissement et le niveau scolaire des élèves.
Les informations et documents justificatifs
Cette section permet d'ajouter deux modules de saisie :
- Les informations fiscales
Permet au foyer de renseigner ses informations fiscales, telles que le revenu annuel et le nombre de parts, et de joindre un justificatif. Ces informations servent au calcul du quotient familial.
- Les coordonnées bancaires
Permet de saisir l'IBAN et le BIC nécessaires au prélèvement automatique. Si l'IBAN est déjà renseigné, il sera affiché à titre informatif pour la famille.
Ces deux modules peuvent être configurés comme facultatifs ou obligatoires. Ils peuvent également être soumis à des conditions d'affichage, ce qui permet de demander aux personnes ayant choisi le prélèvement automatique de fournir obligatoirement leurs coordonnées bancaires.
Documents justificatifs
Si votre établissement dispose du module d'échange de document (lien cliquable), il est possible de demander aux familles de fournir des documents pour valider leur réinscription. Pour cela, sélectionnez le document souhaité dans la liste.
Dans le cadre des réinscriptions, il est recommandé de créer chaque année une nouvelle catégorie de documents pour les justificatifs demandés (par exemple : Justificatif de domicile 2023/2024).
Tout comme pour les informations justificatives, il est possible de conditionner la demande de documents à des conditions générales ou particulières.
Si vous souhaitez que tous les foyers puissent déposer un document, mais que cette demande soit obligatoire dans certains cas, il vous suffit de créer deux demandes :
- Une première demande sans condition, avec un dépôt facultatif.
- Une seconde demande avec les conditions spécifiques et un dépôt obligatoire.
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