A l'issue d'une réinscription en ligne, un dossier de réinscription est généré pour chaque élève

Ce dossier peut être consulté dans le menu "Elèves / familles > Dossier de réinscription"

Accéder à la gestion des dossiers d'inscription/réinscription

Détail du dossier d'inscription

Valider ou refuser les pièces justificatives

Valider un dossier d'inscription, ou le mettre en attente

 

Accéder à la gestion des dossiers d'inscription/réinscription

L'accès à la page de gestion de dossiers de d'inscription/réinscription se situe dans l'onglet "Elèves/Familles > Dossiers d'inscriptions".

La page de recherche des dossiers affiche la liste de tous les dossiers, par ordre chronologique (les derniers dossiers saisis apparaissent en haut de la liste)

Vous pouvez rechercher les dossiers sur les informations suivantes : 

• Nom / prénom de l'élève
• N° de dossier 
• Statut du dossier : Nouveau, en cours, mis à jour, validé 
• Site de salle (en lien avec les sites de salle des élèves)
• Cursus de l'élève
• Date de création du dossier (validation par la famille)
• Date de modification (date de dernière mise à jour, par la famille ou par l'administration)

 

 

S'afficheront alors les dossiers d'inscription / réinscription.

Opérations groupées :

• Envoi de mails groupés : si vous souhaitez communiquer avec des familles en particulier, sélectionnez les dossiers concernés et en cliquant sur le bouton orange en-tête "Opérations groupées", envoyez un mail au familles sélectionnées.
• Export des réinscriptions : De la même manière, vous pouvez effectuer un export dans un dossier compressé au format .zip des informations des différents dossiers sélectionnés. Le dossier compressé comprendra 1 fichier au format .csv des informations de chaque dossier d'inscription. Attention, vous pourrez exporter qu'un nombre limité de dossiers d'inscription dans un dossier compressé (combien?V1V2?).

En cliquant sur le N° Dossier souhaité, vous accèderez aux informations du dossier.

Détail du dossier d'inscription

Sur le volet de gauche, en cliquant sur le bouton

• Ajouter un dispositif 
• Ajouter une inscription provisoire
• Ajouter un tarif
• Envoyer un email 
• Menu Gestion de l'élève pour consulter l'historique des inscriptions, et accéder à la fusion d'homonymes si nécessaire

La page principale du dossier d'inscription est composée de 3 sous menus

Dossier

Vous y trouverez les informations concernant l'inscription administrative de l'élève/Foyer (Pièces jointes au dossier, renseignement des informations fiscales dans les Options de facturation automatique...). 

Dans la section des pièces justificatives jointes : les pièces jointes au dossier sont téléchargeables, consultables et leur traitement peut s'effectuer au moyen de l'icône "modifier", permettant l'ajout de commentaires et la validation ou le refus par les icônes "validé" ou "refusé" dans la colonne "Actions".

Dans la section "Critères élève", il vous est possible d'ajouter des critères manuellement suivant ceux que vous aurez créés au préalable dans votre dictionnaire,

Valider ou refuser les pièces justificatives

Dans le sous menu dossier, vous trouverez les tableaux de pièces justificatives (à condition de disposer du module d'échange de documents, et d'avoir demandé des documents dans le parcours de réinscription)

La plupart des documents peuvent être consultés sans être téléchargés (pdf, fichiers image)

Vous pouvez valider un document (coche verte) ou le refuser (croix rouge)

En cas de rejet d'un document, vous pourrez indiquer le motif

 

Seules les pièces justificatives demandées à la famille lors du parcours de réinscription sont affichées dans le dossier

 

Les différents statuts des pièces :

Par défaut, un document déposé par une famille aura le statut "validation en cours"

Vous pouvez modifier le statut par défaut des catégories de documents : en savoir plus : Module d'échange de documents

• Validé : Document validé par l'administration (ou document déposé directement par l'administration)
• Refusé : Document refusé par l'administration
• Mis à jour : Un document refusé a été mis à jour par la famille

 

Formulaire

Depuis le sous menu, vous pouvez demander à consulter le formulaire saisi par l'utilisateur. Seules les sections et questions affichées lors de son parcours seront consultables. 

Ce formulaire n'est pas modifiable, pour garantir que les informations affichées sont celles que l'usager a renseignées. 

 

Historique

Historique des différentes modifications apportées par dates et heures,

L'ajout de commentaires : En vous rendant dans l'onglet "Historique", vous pouvez effectuer le suivi des dossiers d'inscription à partir du bouton "Ajouter un commentaire" et le rendre visible sur Mon Espace.

 

 

Valider un dossier d'inscription, ou le mettre en attente

Un dossier d'inscription peut être validé , refusé, ou mis en attente. Dans les deux cas, cette informations peut être affichée sur l'espace de la famille (si vous avez optez pour l'affichage du dossier sur l'espace famille), et vous pouvez décider d'envoyer une notification à l'usager pour l'informer de la mise à jour de son dossier

• Mettre en attente:

La mise en attente d'un dossier permet d'indiquer qu'il manque certains éléments, ou que le dossier est en cours de traitement du côté de l'administration

• Valider un dossier

Si vous validez un dossier, DuoNET vérifie que toutes les pièces justificatives ont bien été validées. Si ce n'est pas le cas, une étape intermédiaire vous propose de mettre le dossier en attente, ou de le valider malgré tout. Dans ce dernier cas, les pièces justificatives conserveront leur statut. 

• Refuser un dossier

Un dossier refusé signifie que l'inscription ou la réinscription est définitivement refusée pour l'année en cours : à ne pas confondre avec la mise en attente (en attente de certains éléments non valides, à compléter par la famille)

 

Note : La désinscription d'un élève entraîne la mise du dossier en "refusé" automatiquement. Un commentaire est ajouté au dossier