Nouveautés concernant les préinscriptions en ligne

Nous avons fait ce choix pour qu'elle s'harmonise avec la fonctionnalité du parcours de réinscription en ligne actuellement disponible sur DuoNET de type formulaire dynamique.

Cette nouvelle version des préinscriptions offre bien plus de souplesse dans les propositions de parcours des élèves, choix de réponse, demandes d'informations, tout en conditionnant les questions que l'usager doit ou ne doit pas voir suivant ses réponses aux précédentes questions.

 

Nouveau menu "Préinscription"

Directement accessible depuis le menu "Paramétrage/Outils", le menu de paramétrage des préinscriptions vient se positionner logiquement proche des réinscriptions.

 

Nouvelles "Préinscriptions connectée" via Mon Espace DuoNET.

Les préinscriptions permettent désormais aux foyers disposant d'un Mon Espace Foyer de réaliser une préinscription qui aura été paramétrée par l'établissement au préalable. Cette nouveauté est disponible directement depuis le paramétrage de la fiche de préinscription, elle permet donc à un foyer "connu" de réaliser une préinscription via une fiche, mais aussi d'ajouter un nouvel élève à son foyer lors de la saisie de celle-ci!

Un nouveau paramétrage

La configuration d'une fiche de préinscription a été entièrement revue et se présente désormais sous forme d'étapes. Ce format est très proche du formulaire de réinscription, ce qui offre à un utilisateur averti de DuoNET de pouvoir retrouver un fonctionnement logique auquel il est déjà habitué.

Les différentes étapes de ce paramétrage sont les suivantes :

1. Configuration Générale
2. Numerus Clausus
3. Formulaire Personnalisé
4. Informations Complémentaires
5. Confirmation
6. Dossier de préinscription

Formulaire dynamique

Le formulaire se découpe en section, chaque section correspondra à une étape du formulaire à compléter par l'usager.  Ce qui permet d'organiser les questions du formulaire par thématique. 

La principale nouveauté réside donc dans la possibilité de configurer un parcours de question entièrement dynamique articulé en sections et questions.

Les sections

Chaque section correspond à une étape du formulaire à compléter par l'usager pour chaque élève. A la fin d'une section, un usager passe donc à la suivante, si les conditions le permettent.

Par défaut, toutes les sections seront visibles et accessibles à tous les usagers dans le formulaire, cependant les ajouts de conditions sont relativement simples à mettre en place et très efficaces.

Partant du principe que nous ne connaissons pas toujours un usager, le formulaire de préinscription offre uniquement la possibilité de paramétrer des conditions dites spécifiques.

Ces conditions doivent être validées par des réponses usagers afin de permettre l'affichage de l'élément dans lequel elles se trouvent, sinon l'usager sautera de manière transparente pour lui l'élément conditionné qu'il ne doit pas voir et sera redirigé vers la section suivante et ainsi de suite. 

Par exemple, cela permet de créer une première section très "Générale" du formulaire, qui va permettre par des questions de créer des sections plus "Spécifiques"  du formulaire qui ne vont concerner uniquement que des élèves qui pourraient être :

• Section 1 - Section "Générale" (Pour tous)
  • Question 1 : Danseur ou Musicien ? 

Les éléments ci-dessous sont donc conditionnés à l'affichage suivant la réponse de l'usager Danseur ou Musicien

• • Section 2 - Si réponse Musiciens (Section Spécifique Musiciens)
    • • Question 1
      • Question 2
      • Question 3
  • Section 2 - Si réponse Danseurs (Section Spécifique Si Danseur) 
    • • Question 1
      • Question 2

Les questions

Au sein de chaque section, il sera possible d'afficher plusieurs questions, qui elles même pourront s'afficher en fonction de certaines conditions liée au formulaire : 

Dans l'exemple ci dessus, la question 1.5 concerne des élèves qui sont mineurs, elle est donc conditionnée pour apparaitre si un usager à répondu "Oui" à la question 1.4 "Votre élève est-il mineur?" 

La seconde question 1.6 concerne donc uniquement un élève qui est mineur et qui souhaite faire de la danse.

L'intégration de liens ou de documents à télécharger dans le formulaire 

Pour chaque section/question, il est possible d'ajouter un lien de type URL. Cela va permettre à l'usager de prendre connaissance d'éléments qui pourraient être communiqués ailleurs sur le web dont ils ont besoin pour répondre.

Il est également possible d'intégrer une pièce jointe pour afficher par exemple le règlement intérieur ou la grille tarifaire de l'établissement.

Demande de documents justificatifs (Module d'échange de documents)

Pour les établissements équipés du module d'échange de documents, il est possible de demander à l'usager de déposer des documents à l'issue de la réinscription.

Ces documents peuvent également être soumis aux conditions d'affichage, ce qui permettra de demander un certificat médical uniquement aux élèves danseurs, ou le mandat SEPA signé à ceux qui ont opté pour le prélèvement automatique.

 

Demande d'informations complémentaires

En plus des documents justificatifs, certaines informations complémentaires pourront être demandées lors de la préinscription. Celles-ci seront toujours possiblement soumises aux conditions d'affichage si vous le souhaitez. 

Ces informations permettent d'obtenir directement des éléments qui pourraient être indispensables pour la facturation de votre établissement.

• Les coordonnées bancaires (IBAN, BIC)
• Les informations fiscales (Module d'échange de documents) :
  • Revenu annuel
  • Nombre de parts
  • Justificatifs

Prévisualisation du formulaire

Depuis le formulaire, à l'image des réinscriptions, une visualisation permet de vérifier le bon fonctionnement de celui-ci si vous décidez de réaliser une gestion assez complexe des conditions d'affichage.

Celle ci vous permet d'accéder au formulaire reproduisant le parcours d'un élève précis. Il vous sera demandé de répondre aux questions pour réaliser ce parcours, ces réponses n'ont pas d'autre vocation que de vérifier le fonctionnement du questionnaire.

 

Gestion des dossiers de préinscriptions

Cette refonte inclut une gestion intégrée et avancée dans les dossiers de préinscription avec un ensemble d'opérations disponibles directement depuis une fiche de dossier, parmi lesquelles vous avez :

• Consultation/Modification des informations administratives sur l'élève
• Consultation des réponses renseignées pour l'élève lors de la soumission du formulaire
• Gestion de l'historique des échanges et des actions sur le dossier
• Validation des pièces justificatives déposées par l'usager
• Gestion du statut du dossier de l'élève
• Notification de l'usager en cas de changement de statut du dossier

 

Déploiement de cette nouvelle version

Cette nouvelle fiche de préinscription est déjà disponible et pour quelques établissements qui n'avaient pas encore lancé des préinscriptions sur l'année 2024/2025.

Un établissement qui dispose déjà de l'ancien module de préinscription en ligne, peut demander l'activation par anticipation de ces nouvelles fonctionnalités. Merci de nous en faire la demande par mail à l'adresse support@duonet.fr.

Nous recommandons cette activation par anticipation pour les établissements qui :

• qui n'ont pas de campagne d'inscription en cours
• qui ont déjà traité toutes leurs préinscriptions anticipées (par exemple des inscriptions à un concours, inscriptions pour les CHAM-Horaires aménagés).

Un déploiement généralisé est prévu pour le début du mois de mars. La date exacte sera communiquée ultérieurement.

Accès aux nouveaux dossiers de préinscriptions

Après l'opération d'activation de cette nouvelle version, l'établissement n'aura plus accès à l'ancien menu Elèves/Familles->Préinscriptions, les données de préinscription seront néanmoins conservées sur chaque fiche élève.

Les nouveaux dossiers de préinscriptions seront visibles dans le menu "Elèves/Familles > Dossiers d'inscriptions", onglet "Dossiers de préinscriptions".

Reprise des anciennes fiches de préinscriptions

Après l'opération d'activation, les anciennes fiches préinscriptions seront reprises de façon automatisée sous le nouveau format. Cette reprise se fera lors du premier accès au nouveau menu ("Paramétrage/Outils->Préinscriptions") de paramétrage des préinscriptions. Après cette reprise, l'établissement devra effectuer les opérations suivantes :

• Renseigner une année d'inscription sur chaque fiche de préinscription en ligne
• Vérifier si les questions reprises correspondent à ses attentes
• Communiquer le nouveau lien d'accès au formulaire de saisie aux usagers. Penser à remplacer le lien sur le site de l'établissement ou de la ville si ce lien était disponible sur ces sites.

Pour basculer vos anciennes fiches vers le nouveau format, consultez la documentation complète disponible sur notre base de connaissance ici : Bascule des anciens modèles vers les nouvelles fiches