Préinscriptions - Gestion des dossiers

DuoNET vous propose un module complet de gestion des dossiers d'inscription (réinscription en ligne et module optionnel de préinscription en ligne).

Les dossiers d'inscription se trouvent toujours dans l'année scolaire cible paramétrée dans les outils de "Réinscription" et "Préinscription" du menu "Paramétrage / Outils"

Cette gestion se fait dans le menu Elèves/Familles > Dossiers d'inscriptions :

• Onglet Dossiers de réinscription pour les dossiers de réinscription en ligne.
• Onglet Dossiers de préinscription pour les dossiers de préinscription en ligne.

Dans cet article, il est question de nous intéresser à la gestion des dossiers de préinscription en ligne. La page de recherche des dossiers affiche la liste de tous les dossiers, avec par défaut un tri par ordre chronologique (les derniers dossiers saisis apparaissent en haut de la liste).

Sommaire :

• Rechercher/trier les dossiers depuis les dossiers à traiter
  • Les champs de recherche
  • Recherche par fiche, affichage recherche/grille
  • Opérations groupées
• Traitement d'un dossier 
  • Onglet Dossier
  • Onglet Formulaire
  • Onglet Historique

1. Rechercher et trier les dossiers de préinscriptions

Les champs de recherche

Pour effectuer une recherche de vos dossiers à traiter, vous pouvez les trier ou filtrer via de multiples champs de recherche afin d'obtenir un résultat bien spécifique :

Les éléments suivants peuvent être sélectionnés pour la recherche, il est possible de d'utiliser plusieurs de ces éléments en même temps afin de faire une recherche affinée :

• Numéro de dossier : Saisir un numéro de dossier
• Statut : Nouveau, En cours, Refusé, Validé, Validé et mis à jour
• Nom / Prénom
• Date de création (validation par la famille)
• Date de modification (date de dernière mise à jour, par la famille ou par l'administration) 
• Une plage d’âge
• Etablissement scolaire
• Niveau scolaire
• Elève avec/sans cours
• Liste d'attente
• Origine de la création du dossier : Lien public ou via Mon Espace Foyer
• Année d'inscription administrative : vous permet de recherche les dossiers des élèves qui ont déjà une inscription administrative sur une année spécifique.
• Fiche de préinscription : sélection des dossiers d'une fiche spécifique. Penser à cliquer sur le bouton "Rechercher" pour demander les dossiers de la fiche sélectionnée.

Recherche par fiche de préinscription, affichage recherche/grille

Lors de la création du formulaire dynamique de vos fiches, vous pouvez cocher la case "Afficher dans la recherche/grille" sur les différentes questions, cela va permettre de trier les dossiers avec les réponses aux questions.

Par exemple : la question 1.1 est "Dans quel secteur d'activités souhaitez vous vous inscrire ?", en sélectionnant la fiche dans le champ de recherche, on pourra trier les dossiers par réponse à la question 1.1 : Théâtre, Musique, Danse ou Arts Plastiques.

Opérations groupées 

Grâce au filtrage de vos dossiers, il sera plus facile de réaliser des opérations groupées sur les ensembles obtenus.

• Envoi de mails groupés : si vous souhaitez communiquer avec des familles en particulier, sélectionnez les dossiers concernés et en cliquant sur "Opérations groupées", envoyez un mail au familles sélectionnées.
• Export des préinscriptions : de la même manière, vous pouvez effectuer un export dans un dossier compressé au format ".zip" des informations des différents dossiers sélectionnés. Le dossier compressé comprendra un fichier au format ".csv" par fiche de préinscription, avec la liste des informations de chaque dossier d'inscription associé à cette fiche. Attention, vous pourrez exporter qu'un nombre limité de dossiers d'inscription dans un dossier compressé.
• Afficher la liste des élèves : Afficher la liste des élèves concernés par les dossiers sélectionnés et qui sont inscrits sur l'année de travail de l'utilisateur.
• Changer le statut : Modifier le statut des dossiers (nouveau, en cours, mis à jour, validé, validé et mis à jour, refusé).
  
• Inscrire en tant qu'élèves externes : inscrire chaque élève en tant qu'élève externe sur l'année de travail.
• Inscription cours/examen/évènement : inscrire les élèves dans des cours, des évènements, ou des examens.
• Inscription provisoire : ajouter des inscriptions provisoires sur les élèves.
• Supprimer les élèves de la liste : supprimer les dossiers et les fiches élèves si c'est l'unique démarche réalisée par l'élève. C'est une fonctionnalité qui permet de réaliser une purge des dossiers non validés.

Si on sélectionne une fiche dans le champ "Choix de la fiche de préinscription", une nouvelle opération apparaît dans les opérations groupées : Imprimer en PDF. C'est un export fiche par fiche qui reprend les données administratives et les réponses du formulaire affichée dans la recherche/grille. 

2. Traitement d'un dossier 

Dans la liste des dossiers de préinscription, il suffit de cliquer sur le numéro du dossier pour accéder au détail du dossier et pour pouvoir le traiter.

Sur la page de traitement du dossier, un certain nombre d'opérations sont disponibles sur le volet de gauche :

• Envoyer un email 
• Menu Gestion de l'élève pour consulter l'historique des inscriptions et accéder à la fusion d'homonymes si nécessaire
• Ajouter un dispositif 
• Ajouter une inscription provisoire
• Ajouter un tarif

Le dossier est composé de trois grand onglets : le dossier, le formulaire et l'historique. 

Onglet Dossier

Vous y trouverez les informations concernant l'inscription administrative de l'élève/Foyer (Pièces jointes au dossier, renseignement des informations fiscales dans les Options de facturation automatique, etc.). 

Les pièces justificatives jointes : les pièces jointes au dossier sont téléchargeables, consultables et leur traitement peut s'effectuer au moyen de l'icône "modifier", permettant l'ajout de commentaires et la validation ou le refus.

Par défaut, un document déposé par une famille aura le statut "validation en cours"

Vous pouvez modifier le statut par défaut des catégories de documents : en savoir plus : Module d'échange de documents

• Validé : Document validé par l'administration (ou document déposé directement par l'administration)
• Refusé : Document refusé par l'administration

Les "Critères foyers" et "Critères élèves" rassemblent les réponses aux critères associés aux questions de votre formulaire personnalisé. Vous pouvez aussi ajouter manuellement un critère.
Par exemple : La famille souhaite exceptionnellement payer en plusieurs fois, ce critère n'était pas paramétré dans votre formulaire, vous pouvez manuellement ajouter un critère foyer "Facilité de paiement : Paiement en 03 fois/Paiement en 09 fois" qui vient directement s'implanter dans la fiche de la famille.

Valider, refuser ou mettre en attente un dossier d'inscription

Un dossier d'inscription peut être validé, refusé ou mis en attente. Vous pouvez afficher le statut du dossier Mon Espace Foyer pour l'usager (si vous avez optez pour l'affichage du dossier sur l'espace famille), et vous pouvez décider d'envoyer une notification à l'usager pour l'informer de la mise à jour de son dossier :

• Refuser un dossier : refuser un dossier incomplet, ou dont les pièces ne sont pas valides, ou pour parce que le quota d'inscription est atteint, ou pour toute autre raison selon le règlement de l'établissement.
• Mettre en attente : La mise en attente d'un dossier permet d'indiquer qu'il manque certains éléments, ou que le dossier est en cours de traitement du côté de l'administration. Vous avez la possibilité d'envoyer un mail de notification au foyer pour lui indiquer qu'il doit mettre à jour les pièces refusées depuis son espace foyer.
• Valider un dossier : si vous validez un dossier, DuoNET vérifie que toutes les pièces justificatives ont bien été validées. Si ce n'est pas le cas, une étape intermédiaire vous propose de mettre le dossier en attente, ou de le valider malgré tout. Dans ce dernier cas, les pièces justificatives conserveront leur statut. 

Les notifications envoyées aux utilisateurs sont paramétrables directement dans votre fiche de préinscriptions depuis l'onglet "Dossier de préinscriptions"  > "Notification de mise à jour des dossiers"

Onglet Formulaire

Depuis le sous menu, vous pouvez demander à consulter le formulaire saisi par l'utilisateur. Les sections pour lesquelles il y a au moins une réponse sont affichées et modifiables pour corriger les potentielles erreurs de saisie du foyer.

Onglet Historique 

Historique des différentes modifications apportées avec le nom de l'agent ou du foyer, la date, l'heure et un commentaire.

L'ajout de commentaire : En vous rendant dans l'onglet "Historique", avec le bouton "Ajouter un commentaire", vous pouvez inscrire un commentaire pour votre suivi du dossier d'inscription et vous avez la possibilité de rendre visible ce commentaire sur Mon Espace Foyer pour information de l'usager, ou le garder en commentaire interne à l'administration.