Communiquer les codes d'accès Extranet

Avant de commencer

Toutes les procédures listées ci-dessous permettent d'envoyer aux élèves et enseignants leurs codes d'accès par défaut (code à 13 chiffres). Si les mots de passe sont modifiés par les utilisateurs depuis le portail Extranet, alors l'envoi des mots de passe n'est plus possible. 
Toutefois, dans le cas d'un oubli de mot de passe, il est possible pour l'utilisateur d'en générer un nouveau depuis son espace Extranet.

Attention ! Il ne faut pas faire un copier/coller du mail depuis un logiciel tiers, mais bien prendre les variables sur le coté et les faire glisser dans le mail. 

Envoyer les codes d'accès par mail

Depuis la liste des élèves ou des enseignants, cliquez sur Opérations groupées puis Envoi de mail. Depuis la page des envois de mail, cliquez sur Publipostage par mail pour ouvrir une nouvelle interface d'envoi de mail.

Vous n'avez pas besoin d'avoir le module complémentaire de Publipostage par mail pour communiquer ces informations. Les trois variables d'essai auxquelles vous avez accès gratuitement sont celles dont vous avez besoin.

Tapez votre mail en utilisant les variables disponibles à droite, qui correspondent aux informations de connexion à l'extranet à savoir :

• <IND_NOM_SEUL> : Nom de famille de l'élève
• <IND_DATE> : Date de naissance de l'élève
• <IND_CODE> : Code d'accès par défaut à l'Extranet. Attention, cette variable indique le code d'accès par défaut pour chaque individu (code à 13 chiffres). Si l'utilisateur modifie son mot de passe depuis son portail Extranet, cette variable renverra toujours le même code à 13 chiffres.

N'oubliez pas d'inclure l'adresse de votre extranet. Vous trouverez celle ci dans Paramétrage/Outils > Extranet. Vous pouvez choisir celle que vous souhaitez communiquer à vos utilisateurs, puisqu'elles mènent toutes à la même page.

Envoyer les codes d'accès par courrier

Vous pouvez tout à fait utiliser les variables citées ci-dessus dans un courrier à l'adresse des élèves (un courrier par élève). Mais il est également possible d'intégrer les codes d'accès dans un courrier destiné à la famille. Dans ce cas là on pourra obtenir un tableau avec la liste des élèves inscrits et leurs identifiants pour l'accès à l'extranet. Pour cela utilisez la variable <FAM_CODES>.