Suivi des mails (Module)

Description du module

Ce module permet de suivre les mails envoyés par DuoNET, afin de vérifier si ceux-ci ont bien été envoyés sans erreur, s'ils ont été ouverts ou si, au contraire, certains envois ont échoué et pourquoi.

Il est particulièrement utile pour détecter et corriger les adresses mails erronées, et vous assurer que l'information est bien transmise à vos usagers.

Le code couleur

  • ouvert : Le mail a bien été reçu et a été ouvert au moins une fois par le destinataire.
  • envoyé sans erreur : Le mail est bien parti et il n'y a eu aucun retour d'erreur. Il a pu être ouvert sans que cela soit visible, avec un mobile par exemple. Il peut aussi être dans les spams.
  • erreur ponctuelle : La boîte mail du destinataire est pleine par exemple ou sa boîte mail rencontre un problème passager. Si cette erreur se répète, il est préférable de vérifier la validité de l'adresse mail auprès de l'usager.
  • erreur permanente ou rejet : 
    • erreur permanente : Dans la plupart des cas, il s'agit d'une adresse mail erronée. Il conviendra alors de la vérifier auprès de votre usager et de la corriger.
    • rejet : Le mail n'est pas parti suite à un envoi avec erreur sur cette adresse mail dans les jours précédents, ou suite à un signalement de spam. Cette information est disponible dès l'envoi du mail.
  • spam : Le mail a bien été reçu et ouvert, mais le destinataire a signalé cet envoi en tant que spam. Les prochains envois vers cette adresse seront rejetés.

Attention

Tous les retours sont communiqués par les serveurs de mails des destinataires.

  • Lors de l'envoi d'un mail, dans un premier temps, tous les envois sont considérés comme envoyés sans erreur à l'exception des rejets qui sont immédiats.
  • Les retours d'erreurs ponctuelles ou permanentes peuvent apparaître après plusieurs heures.
  • Les retours d'ouvertures de mail ou de signalisations de spam peuvent avoir lieu plusieurs jours après l'envoi. 

L'historique des mails

Sur cette page apparaît à droite du sujet le nombre d'échecs pour chaque envoi.

En cliquant sur ce nombre, on obtient le Détail de l'envoi de ce mail.

On peut aussi accéder à la liste complète des envois qui ont échoués sur les trois derniers mois, en cliquant sur le lien Liste des mails envoyés avec erreur.

  

Détails d'un envoi de mail

Cette page regroupe l'état de l'envoi du mail pour chacun des destinataires.

Pour chaque adresse mail, sont renseignés : L'état de l'envoi, le détail de l'erreur si il y a eu un problème, un lien menant vers la fiche concernée et, si nécessaire, une icône permettant de corriger directement l'adresse.

La dernière colonne présente une case à cocher permettant de valider le traitement de l'erreur, afin que celle-ci n'apparaisse plus dans le tableau une fois qu'elle a été traitée par votre établissement.

Il est possible de n'afficher dans le tableau que les adresses mail ayant des erreurs sur cet envoi groupé.

Un lien en haut de la page Liste des mails envoyés avec erreur permet d'accéder à la page regroupant tous les envois avec erreurs sur les trois derniers mois.

Liste des mails envoyés avec erreur

Cette page est particulièrement destinée à repérer et corriger les adresses mails erronées. On retrouve la description des erreurs, ainsi que le lien vers la fiche concernée et une icône pour la modifier directement.

Un fois l'adresse corrigée, on peut cocher la case Traité, qui a pour effet de faire disparaître cette erreur de la liste.

Il est possible d'afficher toutes les erreurs, y compris celles qui ont déjà été traitées, en cochant Afficher les erreurs traitées.

Remarques

  • Si l'adresse mail appartient à une adresse foyer, un seul lien apparaît ainsi qu'une seule icône. Une seule correction suffit pour tous les membres du foyers (cas le plus fréquent) :

        

  • Si une adresse mail est liée à plusieurs adresses, plusieurs liens apparaissent ainsi que plusieurs icônes de modification. L'adresse mail doit être corrigée sur tous les liens ou icônes. Dans cet exemple, le mail doit être corrigé à deux endroits :

        

  • Si le message "Cette adresse mail n'existe pas ou plus dans DuoNET" est affiché à la place du lien vers la fiche concernée, cela signifie que l'adresse n'existe pas dans DuoNET (elle a été corrigée ou supprimée depuis l'envoi) :

        

  • Si s'affichent un nom et un prénom, sans lien, cela signifie que la fiche de l'individu ou du foyer concerné n'est plus disponible dans DuoNET : 

        

Affichage dans une fiche

Sur une fiche élève, enseignant, foyer ou carnet d'adresse, si au moins un mail a été envoyé, l'état du dernier envoi de mail apparaît à droite de l'adresse mail.

En passant la souris sur cette pastille de couleur, vous accédez au résumé des 5 derniers envois à cette adresse mail.

Sur cet exemple, deux envois n'ont pas eu d'erreur et trois envois ont été ouverts.

Envoi de mail

Sur la liste des destinataires, une pastille de couleur indique l'état du dernier envoi à cette adresse mail, si celle-ci a déjà eu au moins un envoi de mail.

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