La facturation automatique par type de cours

La facturation par type de cours est une alternative à la facturation automatique par dispositif.

Elle permet de facturer vos élèves en fonction du type de cours qu’ils auront suivi. Le principe est simple. Nous allons créer des types de cours spécialement adaptés à vos tarifs, puis relier dans DuoNET les types de cours avec ces derniers.

La création des types de cours

Il vous faudra créer autant de types de cours qu’il existera de tarifs.

Procédons par exemple. Imaginons la grille tarifaire suivante :

Note : Il faudra au préalable que les tarifs soient déjà existants dans le Catalogue des tarifs. Voir article : Le catalogue des tarifs.

Nous devrons créer dans ce cas précis trois types de cours, que nous nommerons

• PACKAGE
• INSTRUMENT SUP.
• ATELIER PRC.

Dans Paramétrages/Outils > Tables > Dictionnaire

Dans la liste qui apparaît, sélectionnez Cours-élèves – Nature cours (FM, DOM,..)

En cliquant sur le bouton Ajouter, vous pourrez créer un nouveau type de cours. Donnez-lui l’intitulé et l’abréviation de votre choix. Sur l’exemple en image, je crée le type de cours Package, d’abréviation PCK, qui sera associé au tarif PACKAGE.

Associer le type de cours à un tarif

Rendez-vous ensuite dans Paramétrages/Outils > Comptabilité/Facturation > Options comptables > Facturation automatique.
Cochez la case Facturation en fonction des types de cours (FM, INS, ...), puis cliquez sur Association Tarifs-Cours (Facturation automatique)

A partir de la fenêtre qui vient de s’ouvrir, vous allez pouvoir relier les types de cours que nous avons créé précédemment à leurs tarifs respectifs.

Pour ce faire, indiquez sur une même ligne le type de cours (première colonne) et le tarif qui lui correspond sur la troisième colonne de la même ligne. Si votre tarif est corrélé avec le niveau des élèves, vous pouvez indiquer le niveau correspondant au tarif dans la colonne du milieu.

Attention !

Dans le cas où un tarif contient plusieurs cours différents (dans mon exemple, le cours Package contient de la formation musicale, un instrument et une pratique collective) : Choisissez un seul type de cours (le plus pertinent) à associer au tarif, car l’élève sera facturé autant de fois qu’apparaîtra un type de cours associé à un tarif sur sa fiche élève.

Appliquer le type de cours à un cours.

Sur une fiche de cours, vous pourrez cliquer sur le bouton Modifier, préciser le type de cours dans le champ correspondant (voir exemple sur l’image), puis cliquer sur le bouton Enregistrer.

Faites de même pour l’ensemble des cours devant être facturés.

Que faire si plusieurs élèves ne sont pas facturés de manière identique dans un même cours ?

Il est possible de changer le type de cours au cas par cas. Par exemple, si certains tarifs sont liés à l'âge de l'élève (adulte ou enfant).

Dans ce cas, sur la fiche de cours, cliquez sur l'icône "papier" en face du prénom. A partir de la fenêtre qui s'affiche, vous pouvez préciser un autre type de cours (relié à un tarif différent) qui s'appliquera spécifiquement à cet élève au sein du cours.

Lancer la facturation automatique

Une fois que l’ensemble de vos élèves seront inscrits sur les cours correspondants, vous pourrez lancer la facturation automatique à partir de la recherche Familles/foyers > Opérations groupées > Facturation automatique.

La 1ère étape de la facturation automatique est une simulation, qui permet d'afficher à l'écran la liste des foyers et des élèves, avec le montant facturé pour chacun d'eux.

La validation de cette simulation applique les tarifs à tous les foyers, et comme indiqué à l'écran, aucune suppression groupée n'est envisageable. Faites donc attention avant de lancer votre facturation !