Vous avez souscrit ou souhaitez souscrire au module de paiement en ligne.
Le paiement en ligne offre une facilité de gestion comptable supplémentaire à votre établissement et à vos élèves.
Le paiement en ligne possède de nombreux avantages :
- Un gain de temps conséquent
- Une suppression progressive des éditions de factures papiers
- Suivi et gestion facilitée au niveau de l'administration de votre école.
Comment souscrire au paiement en ligne sur DuoNET ?
Le paiement en ligne concerne les écoles et conservatoires ayant au préalable fait l'acquisition des Espaces familles.
Si vous souhaitez offrir à vos familles d'élèves l'opportunité de régler leurs factures directement depuis leur Extranet, veuillez adresser une demande de devis à l'adresse suivante : secretariat@arsdata.fr
Il sera également nécessaire d'obtenir un contrat avec Paybox (plateforme de paiement recommandée), afin d'obtenir des identifiants.
Configurer Paybox sur votre DuoNET
Nous vous offrons la possibilité d'être autonomes dans le paramétrage de votre module de paiement en ligne.
Pour activer votre compte, vous pourrez entrer vos identifiants directement depuis votre intranet DuoNET. Dans Paramétrages/Outils > Comptabilité > paiement en ligne
Dans la partie du haut, une ligne indiquant les modules disponibles et le mode de règlement attaché apparaît. Pour le configurer, cliquez sur "Paybox"
Les trois étapes (voir image ci-dessous) :
1. Indiquez le mode de règlement correspondant à un paiement paybox. Ce sera ce mode de règlement qui apparaîtra sur la fiche foyer à chaque paiement effectué avec paybox.
2. Deux modes possibles : le mode de test vous permettra de tester le bon fonctionnement du module et d'effectuer de faux paiement pour constater le bon rendu sur les foyers.
Attention : Pensez à cliquer sur le bouton enregistrer en bas de page
Attention, les paiements effectués, même en environnement de test, s'inscriront en Mouvements Comptables sur les fiches foyer.
Une fois le mode test activé, pour pourrez effectuer des paiements factices directement via l'extranet de vos élèves, en utilisant les cartes virtuelles de test mises à disposition par Paybox à cette adresse :
Vous pourrez alors vérifier que le processus de paiement est opérationnel.
Le mode Production activera le module et de vrais paiements pourront alors être effectués.
3. La configuration de ces trois champs permettront à DuoNET de faire le lien entre le logiciel et paybox.
Le Site, le rang, l'identifiant et la Clé Hmac sont des informations qui vous seront fournies directement par paybox.
/!\ Pensez bien à cliquer sur le bouton Enregistrer en bas de page pour valider les modifications.
Ce paiement en ligne peut être dépendant des régies. Pour qu'ils soient actifs sur une régie, veillez bien à ce que le module soit coché "Actif" (dernière colonne) dans la seconde partie de cette page ;
Pour activer le paiement en ligne, rendez-vous dans l'onglet Espace élèves en bas de page, puis cochez la ligne Comptabilité/Factures/Paiement en ligne
Vous pouvez autoriser le paiement partiel de factures déjà partiellement réglées, en cochant également la case Autoriser le paiement partiel des factures.
/!\ Pensez bien à cliquer sur le bouton Enregistrer en bas de page pour valider les modifications.
Les grands principes : Comment ça marche ?
La facturation se fera de manière classique sur vos fiches foyers. (Ces articles détaillent la procédure classique de facturation : Facturer un foyer)
Les factures visibles sur les Extranets élèves correspondront aux factures éditées dans la fiche foyer de ce même élève.
Depuis l'Extranet élève, les factures éditées seront visibles dans l'onglet Administration, sous l'onglet Comptabilité.
Les familles pourront alors payer leur factures en ligne ;
La facture sera notée soldée sur l'espace famille, ainsi que sur la fiche foyer de l'élève :
Sur l'espace famille :
Sur la fiche foyer de DuoNET :
La facture entourée en gris (Cours collectifs) a été soldée par Paiement en ligne
Il sera possible de rajouter des factures : toute facture éditée en réel en sélectionnant la régie reliée à Paybox pourra permettre son paiement en ligne
Vos familles seront alors redirigées vers la plateforme de paiement, afin d'effectuer leur règlement directement depuis un environnement sécurisé.
Une fois le paiement effectué, cette action soldera directement la facture concernée dans la fiche foyer de l'élève.
Si vous avez coché la case ", vos familles pourront choisir le montant qu'elles souhaiteront payer. la facture en ligne de ce foyer sera créditée du montant payé par votre famille, et se soldera quand l'ensemble de la facture aura été payée.
Un email sera demandé à chaque famille avant chaque règlement, afin de pouvoir envoyer un reçu de paiement (avec rappel de la somme payée et avis de bonne réception du paiement). Un reçu sera donc directement à la disposition de vos familles, consultable depuis leur boite email.
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