Numérus Clausus Pré-inscriptions et Listes d'attentes

Sommaire

1. Quelle est l'utilité d'un numerus clausus ?

2. Création, modification des numerus clausus

3. Associer un ou plusieurs numerus clausus à une fiche de pré-inscription

4. Dans quel cas ai-je besoin de plusieurs numerus clausus sur une fiche de pré-inscription ? Comment cela fonctionne-t-il ?

5. Comment traiter les pré-inscrits sur DuoNET ?

1. Quelle est l'utilité d'un numerus clausus ?

Le numerus clausus est associé aux fiches de pré-inscriptions Il permet  de définir un nombre limite d’inscriptions, et d’indiquer à ceux qui s’inscrivent une fois cette limite atteinte que l’inscription se fera en liste d'attente, avec ou sans paiement.

Cette limitation se traduit par une alerte faite aux utilisateurs à chaque étape de la pré-inscription lorsque le Numerus clausus est atteint :

• Lors de l'accès au formulaire, on indique à l'utilisateur que l'inscription se fera en liste d'attente.
• Lors de l'accès à la page d'information élève, un message indique à l'utilisateur que l'inscription de cet élève sera fait en liste d'attente, et on demande à l'utilisateur de confirmer qu'il a pris connaissance de cette information.
• A l'issue de la pré-inscription, un mail est envoyé à l'utilisateur, pour lui indiquer tous les élèves inscrits en liste d'attente.

Le personnel administratif pourra suivre l'avancée du Numerus Clausus sur Paramétrages/Outils > Préinscription > clic sur la fiche de préinscription > onglet Numerus clausus. Dès qu'un Numerus clausus est atteint, un mail sera envoyé à une adresse que vous aurez définie sur la fiche de préinscription, pour vous alerter, ce qui vous permettra de couper l'accès aux fiches associées.
Dans les dossiers des pré-inscriptions, les élèves inscrits en liste d'attente seront facilement identifiables, et le classement par ordre chronologique vous permettra de savoir quel élève contacter en cas de désistement. 

2. Création, modification des numerus clausus : 

 Le paramétrage s'effectue depuis le menu Paramétrages/Outils > Préinscriptions > Numerus clausus 
Cliquez sur "Ajouter un numerus clausus".

• Nommez votre numerus clausus dans le champ "Libellé du numerus clausus"
• Inscrivez le nombre maximal d'élève à inscrire dans le champs au dessous. Au delà de ce chiffre, l'ensemble des inscriptions se fera en liste d'attente.

Vous pouvez créer autant de numerus clausus que nécessaire, ceux qui ne seront plus utilisés pourront être archivés. Dès qu'une inscription sera faite sur ce numerus clausus, il ne pourra plus être modifié.

Une fois utilisé, la valeur actuelle et la valeur maximale seront visible à l’écran. Ce qui vous permettra de suivre en temps réel l'état d'avancement des pré-inscriptions.

3. Associer un ou plusieurs numerus clausus à une fiche de pré-inscription

L'association se fait depuis le paramétrage de la fiche de pré-inscription, il est possible d'associer un ou plusieurs Numerus Clausus à un même formulaire, tout comme il est possible d'associer un même numerus clausus à plusieurs fiches. Dans tous les cas, dès qu'un numerus clausus atteint la valeur maximale, l'inscription se fera en liste d'attente.

Pour associer votre NC à une fiche de pré-inscription, cliquez sur la fiche en question, onglet Numerus Clausus :

Si les pré-inscriptions sont associées à un tarif,  vous avez deux possibilités ;

•  Faire payer l'ensemble des élèves (liste d'attente inclue)
•  Faire payer uniquement les inscrits qui ne sont pas en liste d'attente. Dans ce cas, il faudra cocher cette case : 

Il est possible de préciser une "adresse mail à contacter une fois le numerus clausus atteint". C'est une adresse à laquelle DuoNET enverra un message-type, pour indiquer que le numerus clausus correspondant à la fiche de pré-inscription a été atteint (ce qui permet de clôturer la fiche manuellement, en modifiant la date de fin d'ouverture de la fiche.) 

Il est également possible de paramétrer un contenu de mail qui s'enverra automatiquement à chaque foyer qui a des élèves inscrits en liste d'attente. La variable <FICPRE_STUDLIST> à intégrer dans le mail, précisera les élèves concernés.

Dans le cas où une famille inscrit plusieurs élèves, il est possible que certains élèves soient inscrits dans le numerus clausus, et que d'autres soient inscrits en liste d'attente. Dans ce cas la variable précisera les élèves inscrits, et ceux inscrits en liste d'attente (voir exemple ci-dessous)

Plus bas, vous aurez la possibilité de paramétrer le message d'alerte qui s’affichera sur la première page de la fiche de pré-inscription, correspondant aux informations du foyer , une fois le numerus clausus atteint.

- Message d'alerte 1 : Apparaît dans la première étape avant la complétion des champs du foyer. Ce message apparaît dès la première étape pour indiquer que la fiche est complète 

Il s'affichera de cette manière pour les utilisateurs en train de s'inscrire :

- Message d'alerte 2 :  Sur le message paramétrable de l'étape 2 (au niveau de l'inscription de l'élève),  on demandera à l’utilisateur de cocher une case pour indiquer qu’il accepte de poursuivre son inscription en liste d’attente.
Voici ce que verront les utilisateurs en étape 2 :

4. Dans quel cas ai-je besoin de plusieurs numerus clausus sur une fiche de pré-inscription ? Comment cela fonctionne-t-il ?

Par exemple : Vous avez la possibilité d'accueillir 200 nouveaux élèves au total. Il peut y avoir 120 musiciens maximum et 120 danseurs maximum. Trois numerus clausus sont à créer pour ce cas précis : 

Global : 200 places

Danseurs : 120 places

Musiciens : 120 places

Dans ce cas, nous aurons ;

- Une première fiche de pré-inscription pour les danseurs avec NC global et NC danseurs

- Une seconde fiche de pré-inscription pour les musiciens avec le même NC global et le NC musiciens

Chaque inscription dans un formulaire incrémentera les deux numerus clausus associés au formulaire. Comme le premier numerus clausus atteint inscrit les élèves suivants en liste d'attente, sur le formulaire, il y a plusieurs cas possibles : 

• 1er cas : Le premier numerus clausus atteint est celui des danseurs (120), dans ce cas les inscriptions sur le formulaire pour l'inscription en musique se font en liste d'attente, le numerus clausus danseurs continue à être incrémenté, mais le global reste figé. 
  Les inscriptions en danse continuent à se faire normalement, et chaque inscription incrémente à la fois le numerus clausus musiciens et global, jusqu'à ce que le numerus clausus global atteigne les 200 inscrits. 

On aura donc 120 inscrits en danse, et 80 en musique.

• 2nd cas : Les inscriptions sont réparties entre les deux formulaires, et le premier numerus clausus atteint est le global. On pourrait donc avoir 100 danseurs et 100 musiciens. ou 90 / 110... 

5. Comment traiter les pré-inscrits sur DuoNET ?

Une fois les élèves pré-inscrits, vous pouvez consulter leurs candidatures dans l'Onglet Elèves/Familles > Dossiers d'inscriptions > Dossiers préinscription

Sélectionnez le formulaire de pré-inscription dans la liste déroulante, puis recherchez sur le champ Liste d'attente = Oui

Dans la 1ere colonne, les lettres "LA" signifient "Liste d'attente"

La colonne "Date de création" donne la date, heure exacte de l'inscription :  si un des élèves qui n'est pas en liste d'attente se désiste, vous savez précisément quel est le premier élève à contacter.