Module d'échange de documents

Le module d'échange de document permet une gestion avancée des documents, mais également les échanges entre l'extranet et l'intranet, voici en résumé ce qu'il permet : 

•  Définir les types de documents qui pourront être intégrés aux fiches élèves et foyer de DuoNET. 
•  Demander aux familles / élèves certains documents via l'extranet (justificatifs de domicile, certificat médical...)
•  Rechercher les adhérents ayant / n'ayant pas envoyé un certain type de document. 
•  Gérer simplement la suppression des documents obsolètes.

Afin de limiter au maximum l'impact sur votre espace de stockage, chaque type de document peut être limité en taille et en nombre, mais il faudra tout de même prévoir un espace de stockage plus important que celui qui est fourni par défaut. C'est pourquoi ce module vous est proposé avec une augmentation de l'espace de stockage en fonction de la taille de l’établissement (A partir de 1Go). Cet espace de stockage pourra être réévalué à la hausse sur demande. 

Définir les types de documents qui pourront être intégrés aux fiches élèves et foyer de DuoNET. 

PARAMETRAGE / OUTILS > Gestion de fichiers > Catégorie de documents

Dans l'onglet "Demandes de fichiers", cliquez sur Ajouter pour créer un type de fichier. 
Dans la nouvelle fenêtre vous pourrez spécifier le nom et les conditions d'envoi de ce fichier. 

Le libellé est celui qui apparaîtra sur les fiches (foyer, élève ou enseignant), ainsi que sur l'espace des utilisateurs.

La catégorie permet de définir à quelle population sera demandé le document, et dans quelle fiche il sera stocké (foyer ou élève ou enseignant) 

• Un document de type "Foyer" ne devra être envoyé par le foyer qu'une seule fois, quel que soit le nombre d'élèves inscrits. C'est souvent le cas des justificatifs de domicile, ou avis d'imposition.
• Un document de type "Élève" devra être associé à chaque élève du foyer. C'est le cas des certificats médicaux par exemple. 
• Un document de type "Enseignant" devra être associé à la fiche de chaque enseignant.

La visibilité extranet rend le type de document visible sur l'espace extranet, et permet aux élèves / familles, enseignant de vous envoyer ces documents. 

La taille maximale, et le nombre maximal de fichiers à charger vont vous permettre de limiter l'impact de ces fichiers sur votre espace de stockage. Ces limites ne sont appliquées que pour les fichiers envoyés depuis l'extranet.

Le commentaire quant à lui vous permet d'apporter des précisions sur le document que vous demandez. 

Ce type de document restera actif tant que vous ne le supprimez pas. C'est pourquoi nous vous conseillons de créer un type de document par année scolaire, notamment pour les justificatifs de domicile, avis d'impositions etc, que vous ne devez pas conserver plus d'un an. 

Du côté de l'extranet

Depuis leurs espaces, un onglet "Envoyer" est disponible dans le menu "Documents" qui listera tous les documents à envoyer foyer ou élève. 

Chaque document envoyé reste visible, tant que la visibilité sur l'extranet est active sur le type de document. 
L'utilisateur extranet peut voir les documents associés, même s'ils ont été ajoutés depuis l'intranet, mais il ne pourra supprimer que les documents qu'il a lui même envoyés.

Du côté de l'administration 

Depuis la recherche avancée (Gestion des élèves) vous aurez accès à une recherche par type de document. 

Cette recherche vous permettra de rechercher ceux qui ont envoyé un ou plusieurs documents. Mais plus important encore, ceux qui n'ont pas envoyé un ou plusieurs types de document.

La zone de recherche "Fichiers" permet  d'effectuer les recherches par documents Élèves ou documents Foyers. 
Lors de la recherche, vous pouvez sélectionner l'opérateur logique "exclusion" pour rechercher ceux qui n'ont pas le(s) document(s) associé(s). Une fois la recherche effectuée, vous pourrez leur envoyer un mail de rappel, par exemple.

Sur la fiche du foyer, vous retrouverez tous les documents, qui ont été envoyés depuis l'extranet, mais également la possibilité d'ajouter un document manuellement. 

Supprimer ou cacher les documents

Une fois la période d'utilisation des documents achevée, vous aurez la possibilité de supprimer le type de document, ou bien de le rendre invisible sur l'extranet. 

Ne plus afficher les documents sur l'extranet

Pour rendre le document invisible sur l'extranet, mais autoriser les recherches depuis l'intranet, il vous suffira de cliquer sur le document et de décocher visibilité extranet puis enregistrer.

Supprimer les documents

En cliquant sur la corbeille, au bout de la ligne, vous pourrez cette fois supprimer le type de document, et tous les fichiers qui y sont associés. 

Cette suppression est irréversible, et vous permettra de libérer rapidement de l'espace de stockage, tout en supprimant des documents personnels une fois la durée de traitement achevée. 

Comment rechercher les documents déposés par date et par heure ?

Cette astuce vous permettra de gérer les documents au fur et à mesure, (au jour le jour, voir même heure par heure..) de leur déposition sur extranet par les familles.

- Rendez-vous dans la Recherche avancée des élèves : Onglet Elèves/Familles > Gestion des élèves > Recherche avancée

- Dans les champs de recherches en bas à droite de la page, indiquez le document recherché (avis d'imposition, certificat médical), ainsi que la fourchette de date et de dépôt) > Cliquez sur recherche.

Exemple image ci-dessous : Nous recherchons les documents justificatifs foyer déposés entre le 1er octobre 2021 à 9h, et le 31 octobre 202 à 21h :

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