La période des réinscriptions est une étape importante, et souvent chronophage. DuoNET vous permet d'anticiper une partie des actions nécessaires au bon déroulement de cette période.
Préparer la nouvelle année scolaire
Le calendrier
La première étape indispensable sera La création de la nouvelle année. Cette étape peut se faire à tout moment, puisqu'elle ne nécessite pas la clôture de l'année précédente. Une fois l'année créée vous pourrez Rentrer les vacances scolaires et jours fériés. Si vous n'avez pas encore le calendrier officiel, pas de panique, cette étape peut se faire après avoir entré les cours.
La comptabilité
Le transfert annuel des tarifs et la mise à jour des montants est une étape simple par laquelle vous devrez passer avant de facturer les foyers. Une fois de plus, le transfert peut se faire après avoir réinscrit les élèves, ou alors dès la création de la nouvelle année. Pour rappel, vous pouvez aussi créer de nouveaux tarifs si votre grille change intégralement ).
Si vous avez mis en place une facturation automatique, il faudra penser à mettre à jour les liens avec les tarifs de la nouvelle année.
Pour les différents modes de règlement, il n'y a rien à faire, ils sont réutilisables chaque année sans opération de votre part.
Le planning des cours
4. Transférer les enseignants sur la nouvelle année, avec ou sans leurs cours peut se faire en plusieurs temps. Si vous avez la possibilité d'entrer le planning de cours collectif avant la réinscription des élèves, ceux ci pourront choisir en ligne le cours dans lequel ils souhaitent s'inscrire. Si vous ne connaissez pas votre planning avant Septembre, vous pourrez tout de même transférer les cours, y inscrire les élèves, puis ensuite ajouter les lieux et dates des cours.
- Vous n'avez pas transféré les cours lors de l'étape 4 : Vous pouvez vous lancer dans la création des nouveaux cours
- Vous avez transféré vos cours sans horaires : si vous connaissez déjà les plannings, vous pouvez commencer à rentrer les plages horaires sur vos fiches de cours.
Inscrire et réinscrire les élèves :
Dépôt de dossier
- Soit par réinscription manuelle (côté administratif), soit en ayant mis en place en amont réinscription en ligne des élèves via le module complémentaire Extranet élève.
- Les nouvelles inscriptions se font soit par le module complémentaire des pré-inscriptions, soit par l'ajout manuel des nouveaux élèves.
Valider les inscriptions
- Si vous avez besoin que les familles vous envoient des justificatifs pour valider les inscriptions, vous pouvez souscrire au module d'échange de document, qui permettra aux familles de vous envoyer des documents depuis leur espace extranet.
- L'ensemble des élèves réinscrits le sont sur des disciplines et niveaux en statut de réinscription temporaire (exception faite des cours collectifs proposés à la réinscription extranet.). Il faudra les valider dans les inscriptions à traiter
- Pour les nouveaux élèves inscrits par fiches de pré-inscriptions, la procédure est résumée dans cet article
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