Réductions Groupées

Suite aux événements qui ont entraîné l'arrêt des cours depuis le 16 Mars 2020, l'équipe de DuoNET a mis en place une fonctionnalité vous permettant d'appliquer des réductions de façon groupée sur plusieurs familles/foyers. 

La solution proposée consiste à appliquer sur chaque foyer de la sélection, un tarif avec un montant négatif correspondant au montant de la réduction souhaitée :

• Soit le montant de la réduction est fixe (par exemple 25 euros), et dans ce cas, il suffit d'appliquer un tarif avec un montant négatif (-25 euros pour l'exemple) sur les familles/foyers.
• Soit le montant de la réduction dépend du montant total des tarifs déjà appliqués sur la famille, et il faudra utiliser un tarif avec formule de calcul.

Nous avons donc ajouté deux nouvelles variables dans les formules de calcul de tarif :

• MTF : Montant total facturé sur l'élève ou sur le foyer en fonction du type du tarif. 
• MTR : Montant total facturé sur la régie du tarif, sur l'élève ou sur le foyer en fonction du type du tarif.

Pour rappel, le type de tarif permet de déterminer si le tarif sera appliqué sur un élève ou sur un foyer :

Tarif famille/foyer

Le montant de la réduction sera appliqué une seule fois par famille : Une seule opération comptable par famille, peu importe le nombre d'élèves. Ceci s'appliquera depuis les opérations groupées de la liste des foyers. 

• Le code MTF sera remplacé dans la formule de calcul par le montant total des tarifs appliqués sur le foyer.
• Le code MTR sera remplacé dans la formule de calcul par le montant total des tarifs appliqués sur le foyer, sur la même régie que le tarif de la formule de calcul.

Tarif individuel

Le montant de la réduction sera appliqué pour chaque élève. Ce tarif s'utilise depuis les opérations groupées de la liste des élèves.
Il permet de limiter l'application du tarif aux élèves sélectionnés (en excluant les élèves inactifs par exemple)

• Le code MTF sera remplacé dans la formule de calcul par le montant total des tarifs appliqués sur un élève.
• Le code MTR sera remplacé dans la formule de calcul par le montant total des tarifs appliqués sur un élève, sur la même régie que le tarif de la formule de calcul.

NB : Le type "Tarif individuel" n'est pas pris en compte lors de l'application groupée de tarifs sur une sélection de foyers. L'application de ce type de tarif aura le même comportement qu'un tarif famille/foyer.

Nous allons maintenant vous présenter comment utiliser ces nouvelles variables pour quelques cas pratiques. 

Réductions groupées de 30% du montant facturé de la famille/foyer :

Depuis le paramétrage/outils > Comptabilité/Facturation > Catalogue des tarifs, vous créez un nouveau tarif.

Cliquez ensuite sur le plus bleu, pour accéder aux formules de calcul

Et entrez la formule de calcul, sans conditions, en utilisant la variable MTF

Attention : N'oubliez pas de mettre le signe - devant votre formule pour le pourcentage négatif.

Après avoir créé votre nouvelle formule de calcul, vous pouvez l'appliquer de manière groupée depuis la gestion des élèves > Familles/foyers > Opérations groupées > Facturation groupée.

Lorsque vous cliquez sur votre tarif réduction, puis simulation, vous aurez un aperçu des réductions qui seront appliquées sur le montant total facturé. 

Attention : Pour faire vos réductions de manière groupée, il faut bien sélectionner tous vos foyers débiteurs; si vous ne faites pas de recherches spécifiques, le tarif s'appliquera sur tous les foyers avec une facturation même s'ils ont été soldés ou si l'élève est démissionnaire. .

 Réductions groupées sur un trimestre du montant facturé

Pour ajouter votre réduction groupée, il faut vous rendre sur le paramétrage/outils > comptabilité/facturation > catalogue des tarifs > ajouter un tarif "négatif" avec la formule (-03*1/3)*MTF, ce qui correspond à une réduction de 30% sur un trimestre du montant facturé.

Dans notre exemple, la famille a un élève dans son foyer avec trois échéances de 55€, les échéances ont toutes été validées et vous souhaitez enlever 30% au troisième trimestre. Il vous suffit alors d'appliquer le tarif que vous avez créé (de manière groupée depuis l'opération groupée si vous avez plusieurs foyers dans ce cas ou bien directement sur la fiche du foyer), la réduction sera calculé sur les 55€ et non sur l'ensemble du montant facturé.

Attention : Si vos deuxième et troisième échéances n'ont pas été validées, la réduction se fera sur votre premier trimestre, il calculera 1/3 de 55 euros.

Réduction sur un individu du foyer 

Si vous avez une famille composée de plusieurs élèves et que vous souhaitez appliquer des réductions selon les parcours, vous devez vous rendre sur le foyer et appliquer les tarifs "négatifs" que vous avez créé au préalable par élève

Réduction par régie

Il faudra utiliser la variable MTR, qui vous permet d'appliquer une réduction sur le montant total d'une régie que vous avez sélectionnée lors de l'ajout du tarif (dans l'exemple ci-dessous, réduction de 20%(formule = -0.2*MTR) sur la régie 1). Pour une réduction sur la régie 2, il vous suffit de créer un autre tarif en sélectionnant cette fois la régie 2.

Si on veut appliquer une réduction sur le montant des frais de scolarité, mais que l'on ne souhaite pas que les frais de location soient déduits, (et que les frais de location sont associés à une régie différente), il faudra utiliser cette formule

Dans cet exemple, la famille a deux tarifs :

- "Location annuelle" sur la régie 2.

- "Formation musicale" sur la régie 1.

Le montant total de cette famille sans la réduction est de 285€, la réduction de 20% appliquée avec le tarif réduction régie 1 a bien été enlevée sur le tarif Formation musicale (-0.2*165=33).

Exemple de différentes formules

(pour un pourcentage de 10% vous devez écrire -0.1 dans votre formule, 20% = -0.2, 30% = -0.3, 40% = -0.4 ...)

• 30% sur un trimestre du montant facturé : (-0.3*1/3)*MTF 
• 20% sur la moitié du montant facturé : (-0.2*0.5)*MTF 
• 40% sur le montant total facturé ce qui reprend toutes les opérations comptables (BR et MC) : -0.4*MTF 
• Réduction 20 % sur le montant total facturé, sauf les frais de dossier (de 25€) : (0.2*MTF)+25 Attention dans ce cas, si le tarif est appliqué à un élève qui n'a aucun tarif, le montant sera de  (0.2*0)+25 = 25€