Utilisation de la bibliothéque/médiathèque

DuoNET possède tout un module destiné à la gestion d'une médiathèque. Ce module est amélioré pour prendre en compte les besoins d'un fond d’œuvres musicale.

Il est accessible par l'onglet Inventaire, dans le menu principal.

Le module de recherche associé à la médiathèque vous permet de sélectionner les critères correspondant à l'oeuvre recherchée. Sur chaque champ de recherche, il est possible d'accéder à une liste de termes, soit par recherche prédictive, soit par le biais des listes de choix accessibles sur le côté. Des recherches multi-critères sont possibles, renvoyant les œuvres correspondant à tous les critères sélectionnés. Enfin, il est aussi possible de faire des recherches étendues, par sélection de plusieurs éléments de recherche via les listes de choix.

Créer une nouvelle fiche Médiathèque

Pour créer une fiche, cliquez sur le bouton, puis sélectionnez Bibliothèque/Médiathèque.

Seuls le Titre et la Référence DuoNET sont obligatoires.

Une fois ceci fait et la fiche enregistrée (en cliquant sur Enregistrer), votre fiche sera créée :

Ci dessus, une fiche complètement remplie, avec l'ensemble des éléments disponibles sur la vue générale. Chacun de ces éléments peut être modifié via le bouton Modifier situé au dessus du titre de l'oeuvre.

La plupart des champs de la fiche se passent de commentaire, mais certains sont plus complexes :

• Statut : Les statuts d'une oeuvre régissent son état actuel dans la médiathèque. Sa valeur est conditionnée par une table de statuts (Inventaire-Statuts), modifiable par les administrateurs dans les paramétrages du logiciel, via le Dictionnaire. Ce statut permet entre autre de rendre l'oeuvre disponible à la location (Prêt autorisé)
• Salle : L'emplacement physique d'une oeuvre. La fiche de salle concernée doit avoir l'option "Salle de rangement" d'activée.
• Type de formation : Permet d'intégrer une classification par formations musicales. Sa valeur est conditionnée par une table, modifiable par les administrateurs dans les paramétrages du logiciel, via le Dictionnaire.
• Format : Le format du document. Il est possible d'user de la liste des formats entrés dans la table des formats, ou simplement marquer le format particulier du document.
• Etat du document : L'état physique d'une oeuvre. Sa valeur est conditionnée par une table d'états (Inventaire - Etat), modifiable par les administrateurs dans les paramétrages du logiciel, via le Dictionnaire.
• Editeurs/distributeurs : La fiche permet d'ajouter les différentes éditions d'une même oeuvre. A chaque fois, l'utilisateur peut entrer le nom de l'éditeur (obligatoire, possibilité de le rajouter dans une table d'éditeurs), ainsi que la date et le lieu d'édition. Il est possible de supprimer le lien avec un éditeur existant dans une fiche en cliquant sur l'icone poubelle présente en fin de ligne.
• Catégorie fonds : Pour une recherche facilitée, il est possible de classer les œuvres dans plusieurs catégories de fonds à la fois. En cliquant sur le bouton ajouter, il est possible de sélectionner dans une liste une catégorie de fonds correspondante. Les valeurs sont conditionnées par une table (Inventaire - Fonds), modifiable par les administrateurs dans les paramétrages du logiciel, via le Dictionnaire.
• Détails titres : Par défaut, et pour faciliter la recherche par titre, le titre de l'oeuvre est directement ajouté à cette section de la fiche. Il est possible de l'enlever si son utilité n'est plus nécessaire. Il est possible d'ajouter des titres, de modifier leurs informations et de les supprimer. Pour plus d'informations, veuillez vous référer à l'article : Détail des titres dans une fiche Médiathèque

 Autres fonctionnalités d'une fiche d'oeuvre dans Bibliothèque/Médiathèque

En haut de la fiche courante, vous avez la possibilité de sélectionner plusieurs onglets. Nous venons de voir l'onglet Général.

• Descriptif objet : Dans cet onglet, vous avez la possibilité de rajouter plusieurs références différentes pour une même fiche objet. Cela peut être utile si vous avez plusieurs éditions de la même oeuvre.
• Documents/Photos : Dans cet onglet, vous pouvez rajouter des fichiers joints à la fiche de l'oeuvre, ainsi qu'un commentaire vous permettant de savoir le contenu du fichier. 
• Historique interventions : Dans le cas d'interventions physiques sur l'oeuvre, cet onglet permet d'en faire l'historique. 
• Prêts/Locations : Cet onglet vous permet de voir l'historique des prêts et locations de l'oeuvre. Il vous est notamment possible de cliquer sur les noms des individus pour accéder à leur fiche de prêt.
• Etablissements : Dans le cas d'un site multi-établissement, il est possible dans cet onglet de changer l'établissement de référence de l'oeuvre pour faciliter sa recherche.

Supprimer une fiche d’œuvres dans Bibliothèque/Médiathèque.

Pour supprimer une fiche d'oeuvre, il suffit de cliquer sur l'icone poubelle  à côté du bouton Modifier, en dessous du titre. Une confirmation vous sera demandée avant de supprimer définitivement la fiche.

Attention ! Seule les fiches n'ayant plus de fiches de prêts associées peuvent être supprimées ! Pensez à d'abord supprimer les fiches de prêts associées à l'oeuvre, en allant dans l'onglet Prêts/Locations.