Le menu "Paramétrage/Outils -> Gestion de fichiers" permet une gestion avancée des documents enregistrés dans DuoNET : photos des élèves et enseignants, documents enregistrés sur les fiches familles élèves ou enseignants, les documents téléversés lors des procédures d'inscription en ligne, les documents associés au parc instrumental, les documents associés aux évènements, etc.
On retrouve aussi les documents mis à disposition de vos adhérents et également des documents déposés depuis Mon Espace Foyer/Élève/Enseignant pour votre établissement.
Dans ce menu, il y a trois grands onglets :
Espace téléchargements
Cet onglet permet de gérer les documents mis à disposition des élèves, familles et enseignants sur Mon Espace DuoNET.
Vous retrouvez le nom du document, la date d'ajout dans DuoNET, un commentaire, et enfin, les options de visibilité (Mon Espace Enseignant ou Mon Espace Foyer/Elève).
Pour mettre un nouveau document à disposition, il suffit de cliquer sur "Ajouter", de choisir à qui vous voulez le diffuser et de télécharger un fichier. Le commentaire est visible sur Mon Espace DuoNET.
Espace de stockage
On peut voir l'état du stockage dans DuoNET et la répartition de vos fichiers dans les diverses catégories.
Tri et suppression des documents
En cliquant sur les catégories, vous aurez à disposition plusieurs outils afin de faire de la recherche et du tri par type et/ou catégories de document ou encore par date et/ou origine du dépôt des documents.
En lançant votre recherche, vous obtiendrez la liste des documents correspondant à vos critères de recherche. DuoNET vous indique la taille des documents sélectionnés. Vous pouvez les supprimer de manière individuelle en cliquant sur la poubelle au bout de ligne.
Catégories de documents (* module échange de document)
Cet onglet répertorie les catégories de demandes de fichier. Vous allez pouvoir demander via Mon Espace DuoNET ou dans les démarches de réinscriptions et de préinscriptions en ligne, des documents qui seront intégrés aux fiches élèves, foyers et enseignants. Ces fonctionnalités sont incluses dans le module d'échange de documents.
Demande de fichier
Dans le cadre d'une nouvelle année scolaire ou d'un événement, votre établissement va devoir récupérer plusieurs documents. Un certificat médical pour les élèves danseurs, un justificatif de domicile pour les foyers, une convention de stage, un mandat SEPA signé pour les foyers prélevés, etc.
Pour ajouter une nouvelle demande de document : depuis l'onglet "Demandes fichiers", cliquez sur "Ajouter".
- Libellé : nom visible sur Mon Espace ou dans les formulaires d'inscription pour tous les individus.
- Catégorie : définir à qui vous demandez ce document et donc sur quelle fiche il s'intégrera. (foyers, élèves ou enseignants)
- Disponibilité formulaire d'inscription en ligne : pouvoir associer cette demande de document à un formulaire de pré-inscriptions et/ou de réinscriptions.
- Visibilité sur Mon Espace DuoNET : permettre aux foyers, élèves et enseignants de voir la demande et de déposer des documents.
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Annualisé : les documents seront associés à l'année de travail de l'utilisateur, ou l'année concernée par la démarche en ligne si les documents sont demandés aux usagers ou aux enseignants :
- Exemple 1 : Prenons un utilisateur qui travaille sur 2023/2024, s'il dépose un document sur une fiche foyer, pour une catégorie annualisée, ce document sera contextualisé à l'année 2023/2024 et ne sera visible sur la fiche du foyer que sur cette année. Si l'utilisateur se positionne sur l'année 2024/2025, il ne verra pas ce document sur la fiche du foyer.
- Exemple 2 : Considérons une demande de justificatif fiscal qui est marquée comme "Annualisée" et requise dans la réinscription en ligne. Si une famille dépose un document pour ce justificatif pour la réinscription de son enfant sur 2024/2025, le document sera associé à l'année 2024/2025. Si cette même demande est effectuée lors de la réinscription de l'année suivante (2025/2026), DuoNET considérera que le document n'est plus valide et que la famille devra déposer un nouveau document. Si la catégorie de document n'avait pas été "annualisée", le logiciel aurait considéré le document comme toujours valide et l'usager aurait le choix dans la réinscription, de le changer, ou de laisser l'ancien document.
- Ouvert à tous : si la "visibilité Mon Espace" est activé et que "ouvert à tous" est coché, tout le monde peut voir la demande.
- Spécifique : vous allez pouvoir demander des fichiers à un groupe spécifique via les opérations groupées en gestion des élèves/foyers. Par exemple : les certificats médicaux aux danseurs uniquement.
- Taille maximale de fichier autorisée : 1024Ko = 1Mo, soit un PDF de plusieurs pages. Cela va permettre de limiter l'impact de ces fichiers sur votre espace de stockage.
- Nombre maximal de fichiers à charger : les utilisateurs pourront déposer de 01 à 05 fichiers selon votre paramétrage.
- Statut par défaut : permet de définir un statut par défaut pour les pièces jointes chargées dans les procédures d'inscription en ligne. Si le statut par défaut est "Validation en cours", un administrateur doit valider toute pièce jointe liée à cette catégorie. Si le statut par défaut est "Validé", la pièce est validée sans intervention.
- Commentaires : commentaire affiché aux usagers ou aux enseignants lors de la demande de document dans Mon Espace DuoNET.
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Archiver : en cochant cette case, vous allez archiver la demande et les documents liés.
Statistiques et suppression
Lorsque vous naviguez dans vos demandes de documents (catégories de documents), en cliquant sur une demande, vous avez accès à son paramétrage ainsi qu'au bouton "Statistiques". Si votre demande est annualisée, vous pouvez depuis le bouton voir combien de documents sont associés par année et les supprimer de manière groupée.
Visibilité sur Mon Espace DuoNET
Les utilisateurs de Mon Espace DuoNET pourront retrouver votre demande de document directement depuis le menu "Documents", dans l'onglet "Envoyer".
Le foyer ou l'enseignant pourra déposer un document ici et l'administration pourra consulter directement sur la fiche de l'enseignant, du foyer ou de l'élève.
Messages Mon Espace
Cet onglet vous permet de mettre en avant un message dans le menu “Documents“ de Mon Espace DuoNET. Vous pouvez définir un message spécifique pour les enseignants et un autre pour les foyers/élèves. Vous pourrez par exemple préciser les conditions d'utilisation de cet espace "Documents", ou encore donner des informations sur le type de fichier autorisé.
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