Gestion des prêts/locations

Préambule : Fonctionnement d'une fiche de prêt/location

Pour bien comprendre l'utilité des outils de recherche suivants, il est important de comprendre le fonctionnement d'une fiche de Prêt/Location :

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Une fiche de Prêts/Locations est reliée à :

  • Une fiche élève/professeur/adresse qui, outre donner un bénéficiaire au prêt, permet de relier également la famille de l'élève, et ainsi assurer un chemin de facturation correct.
  • Plusieurs fiches matériel, instrument & médiathèque qui permettent de relier les objets empruntés par l'élève.

Toutes ces fiches sont dotées d'un historique des prêts/locations, permettant de garder à jour le statut du prêt.

La fiche de prêt / location un prêt/location affiche plusieurs informations :

  • Date de création du prêt : Elle permet à DuoNET de savoir quand la fiche de prêt a été créée. 
  • Date de sortie du prêt : Cette date permet de savoir, pour chaque prêt, à quel moment celui ci a été effectué.
  • Date de retour prévue : Paramétrable par défaut via vos options pédagogiques   (Paramétrages/Outils > Pédagogie/Résultats), cette date donne une date de retour où l'établissement s'attend à recevoir l'instrument.
  • Date de retour effective : Cette date permet de clore le prêt/location d'un objet. Le rendant de nouveau disponible au prêt.

L'onglet Contrat & Assurances permet d'ajouter des périodes d'assurances ainsi que la référence et la compagnie d'assurance.

Enfin, l'onglet Etat financier permet d'accéder à l'interface de facturation d'un foyer, pour facturer le prêt en cours. En appliquant le tarif depuis la fiche du prêt, le tarif appliqué sera à la fois visible sur la fiche foyer, mais également sur la fiche de prêt. 

Recherche des fiches de Prêts/locations

Lorsque vous accédez à la recherche des Prêts/Locations, vous obtenez cette page :

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Par défaut, ne sont affichés que les prêts en cours durant l'année de référence (ici 2017/2018), ainsi que les Prêts restitués ayant été crées durant l'année de référence. Les champs de recherches permettent d'augmenter vos possibilités.

Un point important : Un prêt créé sur une année scolaire antérieure, et qui a été restitué lors de l'année courante n'apparaîtra pas dans cette liste. Pour les afficher malgré tout, il convient d'effectuer une recherche sur les Prêts/Locations en choisissant comme année de référence : Toutes les années de l'historique. Ainsi l'ensemble des Prêts/Locations seront traités par vos recherches.

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Une fois toutes les années sélectionnées, plusieurs options s'offrent à vous, que vous pouvez combiner pour d'avantage préciser vos recherches :

  • Restitué/En cours : Ce choix vous permet de faire une sélection stricte entre les objets restitués et ceux toujours en prêt/location.
  • Non retournés à la date de retour prévue : Cette case à cocher vous permet de ne sélectionner que les prêts/locations en retard.
  • Prêts des individus non inscrits en 2017/2018 : vous permet de ne sélectionner que les prêts/locations appartenant à des individus n'étant pas inscrits durant l'année scolaire de référence. Très pratique, combiné avec En cours, pour retrouver les prêts bénéficiant aux élèves et personnels n'étant inscrits.
  • Date sortie : Vous permet de sélectionner une période de début de prêts/locations
  • Date retour prévue : Vous permet de sélectionner une période de retour prévu sur les prêts/locations. 
  • Date retour effective : Vous permet de sélectionner une période de retour effective de vos prêts/locations. 
  • Date fin assurance : Vous permet de restreindre votre recherche à une période couvrant la fin de certaines assurances.

 

Accessibilité via la page d'accueil :

Il est possible d'ajouter une Alerte à votre page d'accueil, via le Paramètre utilisateur : Objets (documents, instruments,..) non retournés à la date de retour prévue, accessible via le lien Paramètres utilisateur sur votre page d'accueil. 

Cette alerte recensera toutes les fiches de prêts/locations ayant dépassé la date de retour prévue, ce qui peut vous être très utile pour faire vos rappels.

Cette alerte se présentera ainsi sur votre page d'accueil. Chacune des fiches est directement accessible en cliquant sur le nom de l'utilisateur.


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