Le courrier de publipostage

Le publipostage dans DuoNET permet de personnaliser des modèles de courriers envoyés aux familles en utilisant des donné renseignées dans le logiciel. 

1. Création d'un modèle de publipostage

2. Ajout d'un modèle de publipostage

3. Modification, Archivage et Suppression d'un modèle de publipostage

Pour consulter, ajouter, ou supprimer un modèle de publipostage, il faut vous rendre dans: 

Paramétrage/outils > Editions/Publipostage > Publipostage

1. Créer un modèle de publipostage

Pour créer un modèle, vous devrez utiliser un logiciel de traitement de texte (Word ou OpenOffice). Par défaut, nous livrons chaque base avec les types de courriers les plus utilisés (bulletins, certificats de scolarité etc...) afin que vous puissiez les utiliser comme base et les personnaliser. Nous avons également une bibliothèque de modèles que nous vous invitons à consulter.

• Cliquez sur   pour télécharger le modèle en .doc
• Cliquez sur pour télécharger le modèle en .docx
• Cliquez sur pour télécharger le modèle en .odt

Une fois que vous avez téléchargé le modèle que vous souhaitez utiliser, il vous suffit de l'ouvrir à l'aide d'un logiciel de traitement de texte, puis d'en modifier le contenu. Comme pour tout autre type de document, vous pouvez modifier la mise en page, la police, ajouter ou supprimer du texte ou des images. 

Ce qui différencie un modèle de publipostage d'un document classique, c'est l'utilisation des variables de publipostage. Les variables de publipostage sont des informations contenues dans DuoNET qui seront transposées lors de l'édition du document. Elles prennent la forme d'une suite de caractères entre chevrons : <IND_NOM>, par exemple, se transforme en nom de famille de l'individu concerné par le courrier. Nos variables sont classées par catégories en fonction du type de document auquel elles sont associées.

La liste de nos variables et leur utilisation est consultable dans cet article.

L’aperçu de votre modèle peut varier lors de l'édition finale dans DuoNET. Comme chaque variable possède une longueur différente, les données peuvent décaler votre mise en page. Pour garantir un rendu constant, nous vous recommandons :

• D'utiliser des tableaux pour stabiliser la structure.
• D'éviter les sauts de ligne successifs.
• D'effectuer systématiquement des tests d'édition avant l'envoi final

Par exemple ces deux variables prendront plus d'espace sur votre document une fois transformées:

• <IND_RES> (résultats de l'élève) : Cette variable de 9 caractères peut donner un tableau de plusieurs pages.
• <FAM_ADR>(adresse) : Celle-ci peut varier de 3 à 5 lignes en général, ce qui décale d'autant la fin de votre document.

2. Ajout d'un modèle de publipostage

Avant de pouvoir ajouter un modèle de publipostage à votre liste, il faut que le document soit enregistré sur votre poste de travail. Pour ajouter un nouveau modèle, vous pouvez cliquer sur le bouton Ajouter. 

Donnez un intitulé à votre modèle. Sélectionnez la catégorie concernée, puis parcourez votre ordinateur pour sélectionner le document à intégrer à DuoNET. Les catégories de modèles de publipostages sont les suivantes: 

• Lettre élèves/individus: utilisées depuis les menus élèves et enseignants

• Lettres familles/foyers: utilisées depuis le menu foyers

• Lettre facturation: utilisées pour les factures ou reçus

• Lettre cours/examen/événement: utilisées depuis les menus événements, évaluations ou examens

• Lettre prêts/locations: utilisés depuis une l'onglet prêt/location 

3. Modification, Archivage et Suppression d'un modèle de publipostage

Vous avez la possibilité de remplacer un modèle existant, en cliquant sur l'icône "modifier" puis sur le bouton "choisir un fichier". Comme pour la création d'un modèle, il faudra que le document soit enregistré sur votre poste de travail.

Attention, lorsque vous téléchargez et modifiez un modèle de publipostage, le fait d'enregistrer les modifications sur votre poste de travail ne modifie pas le document existant sur DuoNET. Il doit être importé de nouveau dans le logiciel.

Il est aussi possible d'archiver vos modèles de publipostage en cliquant sur   puis en cochant la case "Archivé(e)" . Les documents partagés sur Mon Espace liés à ce modèle disparaîtront des espaces. Pour afficher les modèles archivés, depuis la listes des modèles cochez "Afficher les entrées archivées". Ils apparaîtront grisés.

Pour supprimer un modèle cliquez sur , si le modèle était partagé sur Mon Espace il disparaît. La suppression est irréversible.