Créer ou modifier un document de publipostage

Le publipostage de DuoNET permet de personnaliser les courriers envoyés aux familles, en utilisant les données contenues dans DuoNET. Pour créer un document en publipostage, il suffit d'utiliser un logiciel de traitement de texte (Word, OpenOffice ...) et d'y intégrer certaines variables.

Créer ou modifier un modèle de publipostage

Afin de vous assister dans la mise en place de ces documents de publipostage, nous intégrons à chaque base de données un petit nombre de modèles qui peuvent vous servir de base, mais nous avons également une bibliothèque de modèles plus complète, depuis laquelle vous pourrez télécharger des modèles et les modifier à votre guise.

Une fois que vous avez téléchargé le modèle que vous souhaitez utiliser, il vous suffit de l'ouvrir à l'aide d'un logiciel de traitement de texte, puis d'en modifier le contenu. Comme pour tout autre type de document, vous pouvez modifier la mise en page, la police, ajouter ou supprimer du texte ou des images. 

Attention la mise en page d'un modèle ne sera pas forcément identique lors du publipostage. Chaque variable peut avoir une quantité d'informations différente à afficher. Il est donc conseillé d'utiliser des tableaux pour votre mise en page, et d'éviter les sauts de lignes à répétition.

  • <IND_RES> (résultats de l'élève) : Cette variable de 9 caractères peut donner un tableau de plusieurs pages.
  • <FAM_ADR>(adresse) : Celle-ci peut varier de 3 à 5 lignes en général, ce qui décale d'autant la fin de votre document.

Les variables

Les variables de publipostage sont les informations qui seront transposées lors du publipostage. Elles prennent la forme d'une suite de caractères entre chevrons : <IND_NOM>, par exemple.
La liste des variables est consultable dans cet article.
Ces variables sont classées par catégories, car chaque type de variable ne peut pas être utilisé pour toutes les catégories de document.

Ajouter le publipostage dans DuoNET

Pour consulter, ajouter, ou supprimer un modèle de publipostage, il faut vous rendre dans le Paramétrage/outils > Editions/Publipostage > Publipostage. 
Les modèles sont classés par catégorie : Lettre élèves/individus (utilisables depuis les menus élèves et enseignants), Lettres familles/foyers (utilisables depuis le menu foyers), Lettre cours/examen/événement (utilisables depuis les menus événements, évaluations, examens, etc.).

Avant de pouvoir ajouter un modèle de publipostage à votre liste, il faut que ce modèle soit enregistré sur votre poste de travail. 

Pour ajouter un nouveau modèle, vous pouvez cliquer sur le bouton Ajouter. Sélectionnez la catégorie concernée, puis recherchez le document à intégrer à DuoNET.

Vous avez également la possibilité de remplacer un modèle existant, en cliquant sur l'icône remplacer. Comme pour l'étape précédente, il faudra que le modèle soit enregistré sur votre poste de travail.

Vous pouvez, depuis la liste des publipostages, télécharger un modèle que vous avez mis en ligne, en cliquant sur l'icône Word (ou OpenOffice). Vous pourrez ainsi le modifier, puis le remplacer.

Attention, lorsque vous téléchargez et modifier un modèle de publipostage, le fait d'enregistrer les modifications sur votre poste de travail ne modifie pas le document existant sur DuoNET. Il doit être remplacé dans la liste des publipostages.

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