Pour mieux vous accompagner avant la rentrée, voici les réponses aux questions les plus fréquentes concernant la facturation. N'hésitez pas à nous contacter si vous ne trouvez pas l'information que vous cherchez.

1. Quand appliquer mes tarifs ?
2. Quelle est la différence entre un échéancier tarifaire et un échéancier paiement ?
3. Je dois corriger/supprimer les tarifs appliqués ou les factures d'un foyer, comment procéder ?
4. Je veux appliquer un tarif, mais il apparait comme "tarif inapplicable", que faire ?
5. Comment mettre en place le prélèvement SEPA dans mon établissement ?

6. Comment effectuer le traitement de mon échéance de prélèvement (SEPA) ?

    

Q : Quand appliquer mes tarifs ? 

Réponse : Pour appliquer vos tarifs, plusieurs conditions doivent être réunies : 

• Le paramétrage de votre catalogue des tarifs doit être finalisé : 
  Avez-vous bien pensé à changer vos tarifs s'ils ont été modifiés ? 
  /!\  Portez une grande attention aux dates et proportions de vos échéanciers tarifaires et aux paramétrages de ceux-ci sur chaque tarif, ainsi qu'aux paramètres de vos échéanciers de paiement (prélèvement SEPA)
• Le traitement de vos inscriptions doit être terminé (autant que possible) et les élèves placés dans les cours. 
  Lors de l'application de vos tarifs, on voit les cours suivis par l'élève, cela évite les erreurs d'application de tarif. 

Cet article de la base de connaissances vous apportera plus de précision sur le paramétrage complet du catalogue des tarifs : Catalogue des tarifs

Q : Quelle est la différence entre un échéancier tarifaire et un échéancier de paiement ?

Réponse :

• Les échéanciers tarifaires permettent de diviser un tarif en X fois avec des dates définies pour chacune des divisions, ainsi l'établissement peut facilement éditer une facture par date d'échéance.

  Par exemple : Votre établissement propose une facilité de paiement en 3 fois. 

  Dans votre catalogue des tarifs, vous avez créé l'échéancier de paiement en 3 fois et vous l'avez associé à vos tarifs. 

  Vous appliquez sur un foyer un tarif à 60€ sur 3 échéances > 3 lignes de 20€ vont apparaître dans les tarifs sur la fiche du foyer > Chaque ligne à sa propre date (10/25, 01/26, 04/26) > Lors de l'édition des factures au fur et à mesure de l'année, vous allez sélectionner la date d'échéance pour laquelle vous souhaitez éditer une facture. 

  À la fin de l'année, la famille aura eu 3 factures de 20€. 

• Les échéanciers de paiement sont dédiés aux prélèvements. Ils permettent de créer des lignes de règlement pour les mois à venir, ainsi vous allez éditer une facture annuelle pour le foyer et y associer les prélèvements à venir qui viendront la solder. 

  Par exemple : Votre établissement propose le prélèvement en 3 fois. 

  Dans vos paramètres comptables, vous avez créé un échéancier de paiement en 3 fois sur 3 dates différentes (01/10/25, 01/01/26, 01/04/2026). 

  Vous appliquez sur un foyer un tarif à 60€ > Vous ajoutez l'échéancier de paiement > 3 lignes de 20€ vont apparaître dans les règlements sur la fiche du foyer > Chaque ligne à sa propre date > Vous allez éditer 1 facture annuelle, laquelle sera prélevée 3 fois aux dates renseignées dans votre échéancier de paiement. 

  À la fin de l'année, la famille aura eu 1 facture prélevée 3 fois de 20€ pour la solder.

/!\ Les échéanciers tarifaires et de paiements ne doivent pas être cumulés. L'échéancier de paiement se calcule sur le montant total dû par le foyer, mais si des échéances tarifaires sont aussi présentes et non débloquées, le total dû n'est pas le montant réel. 

Q : Je dois corriger/supprimer les tarifs appliqués ou les factures d'un foyer, comment procéder ? 

Réponse : Suite à une erreur d'application ou un changement côté foyer, vous devez modifier la tarification appliquée ou la facture d'un foyer. Il existe plusieurs manières de procéder selon l'état de la facturation : 

• La facture n'est pas éditée 

Cliquez sur la ligne du tarif que vous souhaitez supprimer > Une fenêtre s'ouvre, dans celle-ci, on retrouve le bouton "supprimer" > La ligne sera supprimée.

• La facture est éditée et transmise au Trésor Public ou à votre trésorerie

Vous ne devez pas la modifier, vous devez émettre un mandat administratif pour corriger l'erreur. Une fois le mandat administratif approuvé, vous pourrez effectuer des modifications dans DuoNET. 

• La facture est éditée, mais non transmise au Trésor Public ou à votre trésorerie

Une fois la facture éditée, la ligne du tarif est figée. On ne peut pas juste la supprimer, celle-ci continuera d'apparaître sur la facture. 

Pour corriger la facture avant de la transmettre, vous allez devoir appliquer un tarif, mais modifier le montant de celui-ci pour le rendre négatif et ainsi, "annuler" le tarif que vous souhaitez supprimer de cette facture. 

Voici un article de la base de connaissances pour vous accompagner pour cette manipulation : Comment supprimer / annuler / modifier une facture et/ou des tarifs ?

Q : Je veux appliquer un tarif, mais il apparait comme "tarif inapplicable", que faire ? 

Réponse : Si le tarif n'est pas applicable, c'est que le foyer ou l'élève ne répond pas aux conditions de fonctionnement de votre tarif. 

Si vous avez paramétré des catégories de populations pour identifier les populations à facturer, il faut que les individus répondent aux conditions des catégories de population. 

Par exemple: 
Vous avez créé 5 catégories de population : T1 COM, T2 COM, T3 COM, T4 COM et EXT. 
Les "T x COM" correspondent aux tranches QF des habitants la commune (COM) et "EXT" correspond aux foyers non-résidents de la commune. Une famille résidante de la commune avec une tranche QF 3 devra donc avoir sur sa fiche foyer les mentions, Tranche QF = T3 ainsi que code zone = COM.

Le plus souvent, il manque les paramétrages du code zone et/ou de la tranche QF > Pour corriger cette situation, il faut se placer sur la fiche foyer, dans l'onglet Général > Ouvrez la modification en haut à gauche de la fiche > Dans la partie "Informations comptable", renseignez les informations manquantes. 

Q : Comment mettre en place le prélèvement SEPA dans mon établissement ? 

Réponse : Pour mettre en place le prélèvement SEPA, plusieurs éléments doivent être collectés au préalable : 

• La liste des foyers qui souhaitent faire du prélèvement, via un critère foyer par exemple.

• Les mandats de prélèvement SEPA signés (après que vous ayez mis un mandat vierge à disposition des foyers)

• Les coordonnées bancaires des foyers (RIB : IBAN + BIC) 

La collecte des informations et des documents doit être anticipée durant les inscriptions. Si ce n'est pas le cas, il risque d'être difficile de solliciter toutes les familles pour réunir les éléments et cela pourrait mettre en péril la réalisation en temps et heure de votre facturation.

Si vous êtes un établissement privé, il faut faire le point avec votre banque pour la mise en place.

Si vous êtes un établissement public, il faut faire le point avec votre trésorerie ou le Trésor Public pour la mise en place.

Le paramétrage des données SEPA doit être effectué avec les informations transmises par votre trésorerie ou votre banque avant le début de votre facturation. Les informations permettront la création du bordereau de transmission. 

Une fois toutes les informations réunies, il faut se rendre sur la fiche des foyers, dans l'onglet "Général" > En ouvrant la modification de la fiche du foyer, vous allez pouvoir ajouter les coordonnées bancaires, et ensuite créer un mandat SEPA en indiquant la date de signature de celui-ci. Le numéro RUM (Référence Unique de Mandat) est généré automatiquement.

Il sera ensuite nécessaire d'appliquer un échéancier de paiement afin qu'il divise le total dû par le foyer en fonction du nombre d'échéances. 

Voici des articles de la base de connaissances pour vous accompagner : 

• Fonctionnement du prélèvement SEPA - FRST et RCUR

• Comment configurer le prélèvement SEPA et éditer le fichier d'export ?

   

Q : Comment effectuer le traitement de mon échéance de prélèvement (SEPA) ? 

Réponse : Il existe deux fonctionnements pour les prélèvements SEPA : 

• Prélèvement via rôle ORMC

Votre établissement transmet ses factures via des rôles ORMC, vous pouvez intégrer dans votre flux, avec le reste de votre train de facturation, les factures de vos prélevés ou faire un flux dédié aux foyers prélevés.

Le rôle est transmis à votre trésorerie et/ou au Trésor Public. 

• Prélèvement SEPA via bordereau  

Pour éditer le fichier des prélèvement SEPA au format .xml, il faut se rendre dans l'onglet "Comptabilité" > Facturation/Échéances > Prélèvements/Paiements. 

Depuis ce menu, vous trouverez toutes les dates de prélèvement à venir avec le nombre d'opérations concernées ainsi que le montant total des prélèvements. 

En cliquant sur la date que vous souhaitez traiter, une fenêtre va s'ouvrir. En haut à droite, on retrouve la "Date de prélèvement SEPA". Ici, il faut indiquer la date à laquelle les foyers seront prélevés. 

Une fois la date définie, il faut cliquer sur le bouton "Traitement". 

Dans un premier temps, il faut traiter les FRST (les foyers pour lesquels on effectue le tout premier prélèvement) puis sélectionner "Mode simulation" > "Traitement SEPA" > Téléchargez les fichiers : Télécharger le fichier d'export et Création compte rendu (format PDF) > Fermez ensuite la fenêtre.

Dans un second temps, il faut refaire l'opération en cochant cette fois-ci RCUR (les foyers qui pour lesquels ont a déjà effectué un premier prélèvement).

/!\ Le mode simulation doit être utilisé pour envoyer le fichier d'export à la trésorerie ou à la banque. 

Le mode réel validera les échéances dans la comptabilité des foyers, ce qui peut poser problème en cas de rejet ou si le fichier que vous envoyez n'est pas complet ou mal paramétré.
Vous devrez valider vos échéances en réelle une fois que vous aurez un retour positif de votre trésorerie/banque.

Avant de générer votre fichier en mode REEL, il est donc indispensable de suivre les étapes suivantes :

• Générer le fichier de prélèvement en mode SIMULATION

• Envoyer le fichier à la banque à la trésorerie

• Attendre la prise en compte du fichier par la banque ou la trésorerie 

• Générer le fichier de prélèvement en mode REEL pour valider les opérations de prélèvement.

Voici un article de la base de connaissances pour vous accompagner : Éditer le fichier d'export SEPA