Comment configurer le prélèvement SEPA et éditer le fichier d'export ?

Vous souhaitez mettre en place le prélèvement SEPA dans votre établissement ? DuoNET permets de mettre nativement en place ce système.
Pour que le prélèvement avec la norme SEPA se passe au mieux, il faut respecter plusieurs étapes :

1. Saisir les informations bancaires sur les foyers
2. Création et application des échéanciers 
3. Paramétrage SEPA
4. Éditer le fichier d'export SEPA

1. Saisir les informations bancaires sur les foyers

Les fiches des foyers souhaitant payer par prélèvement doivent contenir toutes les informations requises par les organismes effectuant le prélèvement. Ces informations sont les suivantes :

- L'IBAN et le BIC. Ceux ci doivent être complets et corrects. DuoNET intègre une vérification du format de ces informations afin de faciliter votre saisie.

- (Créé automatiquement à la création du mandat) Type de prélèvement FRST ou RCUR est géré automatiquement par DuoNET. Le premier prélèvement du foyer se fera avec le type FRST, tous les suivants seront de type RCUR (basculé au moment de l'édition en réel), sauf si le foyer signe un nouveau mandat, ou que le premier prélèvement est rejeté. Dans ce cas, le prochain prélèvement devra à nouveau présenter le mandat en type FRST (mandat à repasser en FRST manuellement).

- (Créé automatiquement à la création du mandat) Le numéro RUM (Référence Unique de Mandat) également généré automatiquement à la création du mandat  est un numéro unique d'identification du foyer dans le prélèvement, il est constitué du numéro d'identification du foyer dans DuoNET ainsi que de la date de création du mandat, soit un numéro d'identification sur 24 caractères. Ce RUM est modifié à chaque nouveau mandat.

- La date de signature correspond à la date de signature des documents d'autorisation de prélèvement. Sans date de signature, aucun prélèvement ne pourra être effectué sur le foyer.

2. Création et application des échéanciers 

Les échéanciers sont considérés dans DuoNET comme des modes de règlements particuliers. Les échéanciers peuvent être reliés à une régie (inscription, location)  afin de ne s'appliquer que sur certains tarifs, ou concerner l'intégralité de la somme dûe.
Le nombre d'échéances correspondra au nombre de prélèvements. (exemple : échéancier en trois fois pour prélèvement trimestriel)

2.1. Création de l'échéancier

La création s'effectue dans le menu Paramétrages/Outils > Comptabilité/Facturation > Échéanciers de paiement. Cliquez sur "Ajouter". DuoNET 

Libellé : Nom de l'échéancier, visible uniquement par les utilisateurs duoNET
régie/CC : Régie associée à l'échéancier. Une régie est necessaire pour valider, mais vous avez la possibilité d'indiquer celle par défaut.
Compte associé : Il est conseillé de créer un nouveau compte à associer à l'ensemble des échéanciers. Comme tous les règlements, le compte doit commencer par un 5


Dans la seconde partie de la fenêtre, sélectionnez le calcul de la première échéance 

- Montant saisi : le premier prélèvement sera une somme fixe (exemple : 20€ pour frais de dossier) et le reste sera  divisé en parts égales

- Automatique : le montant sera divisé en parts égales.

- Périodicité : Trimestrielle, mensuelle etc..

- Nombre d'échéance : Se remplira automatiquement en fonction de la périodicité, possibilité de changer manuellement le nombre d'échéances
- Date 1ère échéance : 1ere date de prélèvement

Exemple : 

2.2. Application de l'échéancier sur le foyer

Rendez-vous sur le foyer concerné, et cliquez sur "Echéancier de paiement"

Note : L'édition d'une facture est conseillée mais non obligatoire : l'échéance divisera le total en sommes égales de prélèvement.
Si une (ou plusieurs) échéance est manquante, vérifiez les dates de votre échéancier.

Il est possible d'appliquer des échéanciers de manière groupée sur plusieurs foyers, via Elèves/Familles > Familles/Foyers > Opérations groupées > Echéancier de paiement.

3. Paramétrage SEPA

Cela se passe dans le Paramétrage/Outils > Comptabilité/Facturation> Options comptables > Exports > SEPA
Les info-bulles vous donneront les informations nécessaires pour remplir chaque champ. Ces informations vous sont transmises par votre trésorerie (ou la banque qui effectue les prélèvements).

4. Éditer le fichier d'export SEPA

Depuis l'onglet Comptabilité > Facturation/Echéances > Prélèvement / paiements :

- Cliquez sur la date de l'échéance que vous souhaitez exporter

- Modifier la date en haut à droite, qui correspond à la date de prélèvement des familles > Traitement

- Sélectionnez les foyers à prélever en fonction du type de prélèvement (en commencant par FRST) > Mode simulation > Traitement SEPA


- Téléchargez les fichiers : Télécharger le fichier d'export et Création compte rendu (format PDF)

- Fermez ensuite la fenêtre

- Refaire l'opération en cochant cette fois-ci RCUR au lieu de FRST

Il faudra éditer un fichier d'export pour chaque type de prélèvement.

Important : Le mode simulation doit être utilisé pour envoyer le fichier d'export à la trésorerie ou à la banque. Le mode réel validera les échéances dans la comptabilité des foyers, ce qui peut poser problème en cas de rejet ou si le fichier que vous envoyez n'est pas complet ou mal paramétré.
Vous devrez valider vos échéances une fois que vous aurez un retour positif de votre trésorerie.

Pour obtenir le fichier, cliquez sur "Traitement SEPA" puis sur "Télécharger le fichier d'export", et vous obtiendrez un fichier au format .xml.

 Important (bis) : Un fichier Compte-rendu vous est proposé en même temps que les fichiers d'export. Il reprend l'intégralité des informations des prélèvement en format PDF, ce document est régulièrement demandé. Pensez à cliquer dessus avant le passage en mode réel, sans quoi il sera impossible de le récupérer ultérieurement.

Pour en savoir plus sur le fonctionnement du SEPA, cliquez ici