Effectuer une remise à l'encaissement

La remise à l'encaissement permet de valider comptablement un règlement. Une fois validée, une opération comptable ne peut plus être supprimée, mais uniquement annulée, ce qui impliquera la création d'une ligne d'annulation.

La remise à l'encaissement permet également d'obtenir un document de remise à l'encaissement, qui liste tous les règlements concernés par cette remise. Il sera par la suite possible d'éditer des bordereaux de remise de chèque par exemple.

1. Comment procéder
2. Valider la remise à l'encaissement
3. Rééditer une remise à l'encaissement, ou éditer un bordereau de remise de chèque

Comment procéder

Rendez vous dans l'onglet Comptabilité > Remise à l'encaissement. 
Avant la première remise à l'encaissement, la date de dernière remise sera vide, car aucune remise à l'encaissement n'a été effectuée sur l'année en cours.

Vous pouvez commencer par effectuer une recherche par date :

Date comptable: la date à laquelle le règlement a été reçu par votre service
Date opération: la date a laquelle le règlement a été entré dans DuoNET.

Dans la plupart des cas, ces deux dates seront identiques, sauf si un chèque vous est remis en début de semaine, mais qu'il n'est entré dans le logiciel qu'en fin de semaine. Dans ce cas là, vous pouvez modifier la date comptable lors de l'encaissement.

Vous pouvez également préciser votre recherche en choisissant le mode de règlement, pour n'afficher que les chèques et/ou les espèces par exemple, ou en précisant la régie.

Une fois les critères de recherche renseignés, cliquez sur Recherche et la liste des règlements apparaît à l'écran.

Une fois sur cet écran, vous pouvez éditer une simulation de remise à l'encaissement afin de vérifier les montants encaissés, en cliquant sur l'icône d'édition et en choisissant la Remise à l'encaissement. Attention, avant le traitement, ce document n'a aucune valeur car les opérations comptables n'ont pas été validées.

Valider la remise à l'encaissement

Cliquez sur Opérations groupées >Traitement complet (remise à l'encaissement)

En cliquant sur Validation & Impression, vous validerez les encaissements, et un document de remise à l'encaissement pourra être téléchargé.

Rééditer une remise à l'encaissement, ou éditer un bordereau de remise de chèque

Lorsque le traitement a été effectué, le menu Remise à l'encaissement est vierge, car il ne contient que les encaissements qui n'ont pas encore fait l'objet d'une remise.

Pour rééditer une remise à l'encaissement passée, ou obtenir des informations sur les sommes encaissées entre deux dates, vous pouvez vous rendre dans le Récapitulatif des encaissements, qui fonctionne de la même façon que le menu Remise à l'encaissement mais qui contient tous les encaissements déjà validés. Vous pourrez donc rééditer certains documents (tels que des bordereaux de remise de chèque) en sélectionnant les dates à afficher ainsi que le mode de règlement.

Il est également possible de passer par le menu Historiques remises qui reprendra chaque remise, date par date