Pour mieux vous accompagner avant la rentrée, voici les réponses aux questions les plus fréquentes. N'hésitez pas à consulter notre base de connaissances et éventuellement nous contacter si vous ne trouvez pas l'information que vous cherchez.

1. Comment créer une nouvelle année scolaire ? 
2. Comment transférer les enseignants/cours/horaires vers la nouvelle année ?
3. Comment transférer et modifier le catalogue des tarifs vers la nouvelle année ?
4. Quelles sont les bonnes pratiques de la facturation ?
5. Comment gérer un élève qui n'est pas dans le bon foyer ? 

Q : Comment créer une nouvelle année scolaire ? 

Réponse : Pour créer une année scolaire, il faut se rendre dans Paramétrage/Outils > Gestion des années, en cliquant sur le bouton Nouvelle année scolaire.

Indiquez la date de début et la date de fin d’année, puis cliquer sur le bouton Enregistrez. 
Il faut ajouter vos périodes de vacances scolaires ainsi que vos jours fériés. 

Vous pouvez consulter cet article de notre base de connaissances : Créer une nouvelle année scolaire

Q : Comment transférer les enseignants/cours/horaires vers la nouvelle année ? 

Réponse : Vous trouverez dans le menu Personnel > Transferts annuels, une liste avec l’ensemble de vos enseignants.

Il existe 03 types de transferts possibles : 

1. Transfert simple des enseignants 
2. Transfert des enseignants avec les cours sans les horaires 
3. Transfert des enseignants avec les cours et les horaires 

Pour plus d'informations sur le transfert des enseignants/cours/horaires, vous pouvez consulter l'article dédié : Transférer les enseignants, les cours et les horaires vers une nouvelle année

Veuillez sélectionner uniquement les enseignants qui poursuivront leurs activités dans l'établissement sur la nouvelle année.

Si vous avez déjà fait le transfert, et qu'un enseignant de la liste ne fera plus partie de vos effectifs, veuillez consulter cet article qui vous expliquer comment supprimer/archiver/désinscrire un enseignant.

Q : Comment transférer et modifier le catalogue des tarifs vers la nouvelle année ?

Réponse : Pour le transfert, rendez vous sur l'année N+1 dans le menu Paramétrage/Outils > Comptabilité/Facturation > Catalogue des tarifs et cliquez sur le bouton Transfert annuel. 

DuoNET va vous proposer de choisir les tarifs que vous souhaitez, ou non, transférer. Vous trouverez aussi l'indication du nombre d'échéances par défaut paramétrées sur les tarifs. 

Une fois votre transfert effectué, cliquez sur un tarif pour pouvoir le modifier. 

Vous pouvez suivre les indications des articles : Transférer les tarifs et Créer (ou modifier) un tarif

Q : Quelles sont les bonnes pratiques de la facturation ?

Réponse : 

• Tous les foyers ont-ils une adresse de facturation ? Sans adresse de facturation, aucune facture ne pourra être éditée. 
  Pour vérifier que vos foyers disposent d'une adresse de facturation, placez-vous sur la liste des foyers > Via la recherche avancées, dans le bloc Recherche de base, cochez la case "Foyers sans adresse de facturation valide" et lancez la recherche.
  Pour que l'adresse d'un foyer soit facturable, on doit retrouver : une civilité, un nom et un prénom + l'option "Adresse de facturation" doit être cochée.
   
• Tous les foyers ont-ils des tarifs appliqués ? Et si oui, toutes les familles ont-elles une facture éditée ? 
  Pour vérifier que les foyers sont tarifés et facturés, il faut se placer sur la liste de vos foyers. Dans les champs de recherche, à gauche, tout en bas, cliquez sur "Familles/Foyers débiteurs" > Une fenêtre d'analyse comptable va s'ouvrir. 
  
  
  
  Dans cette fenêtre, plusieurs champs de recherche possibles : 
  • Sans tarif appliqué, avec élève actif > Permet de vérifier que les élèves ont tous été facturé
  • A facturer > Permet de recherche les foyers avec des tarifs non intégrés à des factures 
  • etc.

Pour plus d'informations sur les bonnes pratiques et les questions générales de la facturation, consultez cet article : FAQ - Facturation - Questions récurrentes

Q : Comment gérer un élève qui n'est pas dans le bon foyer ? 

Réponse : Un élève n'est pas dans le bon foyer suite à une erreur ou bien parce que l'élève est maintenant majeur et il souhaite être dans son propre foyer.

Pour modifier le foyer d'un élève, il faut se placer sur la fiche de l'élève > En haut à gauche de la fiche, cliquez sur "Gestions foyers" > Dans la fenêtre qui s'ouvre, on retrouve le bouton "Transfert foyer". 

Dans la fenêtre qui s'ouvre, il faut indiquer le nom et le prénom du foyer qu'on recherche/qu'on veut créer > Cliquez sur "Vérification homonymes/Ajout" > DuoNET vérifie s'il existe un foyer avec la combinaison nom/prénom saisis au préalable. 

Si un foyer correspond au nom et/ou prénom saisi(s), alors il est proposé dans la liste, on propose aussi de créer un nouveau foyer si celui-ci n'existe pas déjà.