La facturation par type de cours est une alternative à la facturation automatique par dispositif.

Elle permet de tarifer automatiquement vos élèves en fonction du type de cours qu’ils suivent. 

Le principe est simple : les types de cours peuvent être associé aux cours et/ou à tous les élèves qui le composent. Les tarifs sont associés aux types de cours et s'appliquent automatiquement à tous les élèves rattachés aux types-tarifs. 

1. Créer les types de cours
2. Associer un type de cours à un tarif
3. Appliquer un type de cours  
     3.1. Via les cours
     3.2. Via l'inscription des élèves aux cours
4. Lancer votre facturation automatique

1 . Créer les types de cours 

Il vous faut créer autant de types de cours qu’il existe de tarifs.

Par exemple : voici une grille tarifaire fictive. 
Dans celle-ci, le cursus musical s'appelle "Package" et regroupe 3 disciplines. 

Dans notre exemple, nous devons donc créer trois types de cours : 

• PACKAGE
• INSTRUMENT SUP
• ATELIER PRC

Pour créer les types de cours, il faut se rendre dans Paramétrages/Outils > Tables > Dictionnaire
Dans la liste qui apparaît > menu : ::: Evènements - Cours & sessions Modules > sélectionnez Cours-élèves – Nature cours (FM, DOM,..)

En cliquant sur le bouton Ajouter, vous pouvez créer un nouveau type de cours. 

Donnez lui l’intitulé et l’abréviation de votre choix. 

2 . Associer un type de cours à un tarif

Pour associer vos types de cours à vos tarifs, il faut au préalable que les tarifs soient déjà existants dans le Catalogue des tarifs. Vous pouvez consulter l'article de notre base de connaissances : Créer (ou modifier) un tarif

La création du lien types-tarifs s'effectue depuis Paramétrages/Outils > Comptabilité/Facturation > Options comptables > Facturation automatique > Cochez la case Facturation en fonction des types de cours (FM, INS, ...) > Cliquez sur le bouton "Enregistrer" pour valider l'activation de la facturation automatique. 

Un nouveau menu apparait : "Association Tarifs-Cours (Facturation automatique)" > Cliquez dessus pour ouvrir l'interface de paramétrage d'association des tarifs aux types de cours. 
 

/!\ Dans le cas où un tarif contient plusieurs cours différents (dans notre exemple, 
le cours Package contient de la formation musicale, un instrument et une pratique 
collective) : Choisissez un seul type de cours (le plus pertinent) à associer au 
tarif, car l’élève sera facturé autant de fois qu’apparaîtra un type de cours 
associé à un tarif sur sa fiche élève.

3. Appliquer un type de cours 

Lorsque l'ensemble de vos tarifs sont associés à des types de cours, il faut associer les types aux élèves afin qu'ils soient tarifés automatiquement. 

Les types de cours peuvent être associés aux élèves de deux manières : 

3.1. Via les cours 

Sur chaque fiche de cours (individuel, groupée, etc.), on retrouve la mention de "Type", cette mention peut-être ajoutée dès la création d'un cours ou bien à posteriori en modification. 

Lorsqu'on modifie la fiche d'un cours pour y ajouter/modifier le type de cours, on trouve l'option "Mettre à jour le type de cours pour tous les élèves". Cette option permet de modifier le type de cours sur l'inscription de tous les élèves qui composent le cours. 

3.2. Via les inscriptions des élèves aux cours

Dans certains cas, le cours peut avoir un type ("Package" dans notre exemple), mais pour certains des élèves qui composent le cours, il s'agit d'une activité supplémentaire et non d'une activité comprise dans le type renseigné sur le cours. 

Il faut alors, manuellement, indiquer sur les élèves non concernés par le type général renseigné sur le cours, un type qui correspond à ce qui doit être facturé. 

Pour attribuer manuellement un type à un élève, il faut depuis la fiche du cours > Cliquez sur l'œil à droite du nom de l'élève > Dans la fenêtre d'inscription qui s'ouvre, ouvrir la modification > Modifiez le type > Enregistrez. 

4. Lancer votre facturation automatique 

Dès lors que tous les élèves sont inscrits dans les cours et que les types ont été renseignés sur les cours/sur les inscriptions des élèves aux cours, alors vous pouvez lancer la simulation de votre facturation automatique. 

Pour lancer la facturation, il faut se rendre sur la liste de vos foyers via l'onglet Elèves/Familles > Familles/Foyers > Sur la liste complète de vos foyers > Opérations groupées > Facturation automatique. 

Dans l'interface qui s'ouvre, cliquez sur le bouton "Simulation".

DuoNET scan sur l'ensemble des foyers et va vous fournir une liste de l'ensemble des tarifs qui seront appliqués. Les tarifs s'appliquent uniquement sur les élèves qui ont des types de cours renseignés sur leurs inscriptions aux cours. 

Si des foyers/élèves ne répondent pas aux conditions d'application d'un tarif, alors un bandeau orange apparait et vous indique s'il y a des erreurs ou des avertissements, ainsi que le nombre de foyers/élèves concernés. Il faut alors cliquer sur le bouton "Voir erreurs" afin de consulter les causes. 

Il peut s'agir d'une erreur de paramétrage : le type de cours appliqués sur l'élève n'est associé à aucun tarif, ou bien d'une erreur liée aux tarifs : pour que le tarif s'applique, le foyer doit avoir une tranche QF et elle n'est pas renseignée. 

La validation de cette simulation applique les tarifs à tous les foyers, et comme indiqué à l'écran, aucune suppression groupée n'est envisageable. Il est donc impératif de vérifier toutes les anomalies trouvées lors de la simulation. 

Lorsque la simulation vous convient, qu'il n'y a plus d'erreurs et que tout vous semble parfait, vous pouvez cliquer sur le bouton "Valider" en bas à droite.