DuoNET vous permet de mettre en place des prélèvements SEPA. Les prélèvements réduisent les risques d'impayés et permettent de proposer des facilités de paiement à vos adhérents. 

Pour mettre en place le prélèvement SEPA dans votre DuoNET, plusieurs étapes doivent être respectées : 

1. Collecter et saisir les informations bancaires
     1.1. Les coordonnées bancaires
     1.2. Le mandat SEPA
2. Création et application des échéanciers 
     2.1. Créer un échéancier de paiement
     2.2. Appliquer un échéancier de paiement sur un ou des foyers 
3. Paramétrage de l'export SEPA
4. Éditer le fichier d'export SEPA

1. Collecter et saisir les informations bancaires

Pour pouvoir effectuer des prélèvements, vous devez collecter les informations des foyers : 

• Un RIB : l'IBAN et le BIC 
• Un mandat SEPA signé : un numéro RUM (référence de mandat unique) et une date de signature
• Si vous proposez plusieurs échéances de paiement (en 3 fois, en 5 fois, etc.) : le nombre d'échéances désirés par le foyer

Les informations (RIB et mandat) peuvent être collectées via les demandes de document lors de vos inscriptions si vous possédez le module optionnel : Échange des documents 

Nous ne proposons pas de modèle de mandat SEPA vierge, vous êtes libre de créer votre modèle en collaboration avec votre banque et/ou votre service financier. 

Les informations doivent être intégrées aux fiches des foyers, onglet "Général", dans le bloc "Informations comptables".

*Les informations visibles sur cette capture d'écran sont factices 

1.1. Les coordonnées bancaires 

Si les coordonnées bancaires n'ont pas été saisies via les formulaires d'inscriptions, vous devez les ajouter manuellement sur la fiche depuis le document fourni par la famille.

*Les informations visibles sur cette capture d'écran sont factices 

Placez-vous sur la fiche du foyer > Onglet : Général > Ouvrez la modification en haut à gauche de la fiche > Saisissez les coordonnées bancaires : titulaire, BIC et IBAN > Enregistrez.

Lors de cette saisie, DuoNET vérifie le format des informations saisies. 

1.2. Le mandat SEPA 

Une fois que les coordonnées bancaires sont saisies, il faut créer un nouveau mandat SEPA afin de générer un numéro RUM (Référence Unique de Mandat).

Toujours sur la fiche foyer, à droite des coordonnées bancaires, cliquez sur le bouton "Créer un nouveau mandat". Automatiquement, le mandat va se créer avec un numéro RUM et le type de prélèvement sera à FRST. 

Le mandat à la mention FRST ("first time" = première fois) pour indiquer qu'il n'a jamais été prélevé. Après le premier prélèvement, le type de prélèvement passe à RCUR pour indiquer qu'il s'agit maintenant d'un prélèvement récurrent sur ce mandat. 

Il faut obligatoirement ajouter la date de signature du mandat SEPA que la famille doit vous avoir retourné. Pour ajouter la date, ouvrez la modification, en haut à gauche de la fiche, saisissez la date puis enregistrez.

2. Créer et appliquer des échéanciers de paiements

Les échéanciers de paiement sont dédiés aux prélèvements. Ils permettent de créer des lignes de règlement pour les mois à venir, ainsi vous allez éditer une facture annuelle pour le foyer et y associer les prélèvements à venir qui viendront la solder. 

Par exemple : Votre établissement propose le prélèvement en 3 fois. 

Dans vos paramètres comptables, vous avez créé un échéancier de paiement en 3 fois sur 3 dates différentes (01/10/25, 01/01/26, 01/04/2026). 

Vous appliquez sur un foyer un tarif à 60€ > Vous ajoutez l'échéancier de paiement > 3 lignes de 20€ vont apparaître dans les règlements sur la fiche du foyer > Chaque ligne à sa propre date > Vous allez éditer 1 facture annuelle, laquelle sera prélevée 3 fois aux dates renseignées dans votre échéancier de paiement. 

À la fin de l'année, la famille aura eu 1 facture annuelle de 60€ prélevée 3 fois de 20€ pour la solder.

2.1. Créer un échéancier de paiement

Pour créer un échéancier de paiement, il faut se rendre dans Paramétrages/Outils > Comptabilité/Facturation > Menu : Echéanciers de paiement > Cliquez sur "Ajouter"

Pour être accompagner pas à pas dans la création d'un échéancier de paiement, vous pouvez consulter cet article de notre base de connaissances : Création d'un échéancier de paiement

2.2. Appliquer un échéancier de paiement sur un ou des foyers 

Placez-vous sur la fiche d'un foyer, dans l'onglet "Comptabilité". Il faut que les tarifs aient été appliqués au préalable. 

L'édition d'une facture annuelle avant l'application de l'échéancier de paiement n'est 
pas obligatoire mais fortement recommandé, cela permet de figer les tarifs appliqués. 

Cliquez sur le bouton "Echéancier de paiement" > Sélectionnez l'échéancier que vous souhaitez appliquer sur le foyer.

Si vous avez plusieurs régies, mais des échéanciers de paiements sur une seule régie, il faut cocher la case "Prendre en compte toutes les régies de le calcul du solde" de façon à ne pas oublier un tarif dans les montants des prélèvements à venir. 

Vérifiez que le montant indiqué correspond au solde total dû par la famille.

La date d'application permet d'inclure ou d'exclure une échéance déjà passée. 

Par exemple : une famille s'est inscrite tardivement, votre échéancier prévoit des prélèvements en octobre, janvier et avril. 
La famille commencera à payer après le mois d'octobre, donc la date d'application de l'échéancier doit être après le 01/10/2025 de façon à répartir la somme dû sur les deux dernières échéances de paiement. 

Il est possible d'appliquer des échéanciers de manière groupée sur plusieurs foyers, via Elèves/Familles > Familles/Foyers > Opérations groupées > Echéancier de paiement. 

3. Paramétrage de l'export SEPA

Pour envoyer un fichier SEPA à votre banque ou à votre trésorerie, il faut au préalable effectuer un paramétrage.
Ce paramétrage permettra d'adresser les données au format attendu par l'organisme traitant le fichier. 

Le paramétrage de votre export s'effectue depuis Paramétrages/Outils > Comptabilité/Facturation > Menu : Options comptables > Onglet : Export > Cliquez sur "SEPA" 

Vous pouvez consulter cet article pour vous accompagner dans le paramétrage de votre fichier SEPA : Paramétrer votre export SEPA

4. Éditer le fichier d'export SEPA

Depuis l'onglet Comptabilité > Facturation/Echéances > Prélèvement / paiements :

- Cliquez sur la date de l'échéance que vous souhaitez exporter
 

- Modifier la date en haut à droite, qui correspond à la date de prélèvement des familles > Traitement

- Sélectionnez les foyers à prélever en fonction du type de prélèvement (en commencant par FRST) > Mode simulation > Traitement SEPA


- Téléchargez les fichiers : Télécharger le fichier d'export et Création compte rendu (format PDF)

- Fermez ensuite la fenêtre

- Refaire l'opération en cochant cette fois-ci RCUR au lieu de FRST

Il faudra éditer un fichier d'export pour chaque type de prélèvement.

Important : Le mode simulation doit être utilisé pour envoyer le fichier d'export à la trésorerie ou à la banque. Le mode réel validera les échéances dans la comptabilité des foyers, ce qui peut poser problème en cas de rejet ou si le fichier que vous envoyez n'est pas complet ou mal paramétré.
Vous devrez valider vos échéances une fois que vous aurez un retour positif de votre trésorerie.

Pour obtenir le fichier, cliquez sur "Traitement SEPA" puis sur "Télécharger le fichier d'export", et vous obtiendrez un fichier au format .xml.

 Important (bis) : Un fichier Compte-rendu vous est proposé en même temps que les fichiers d'export. Il reprend l'intégralité des informations des prélèvement en format PDF, ce document est régulièrement demandé. Pensez à cliquer dessus avant le passage en mode réel, sans quoi il sera impossible de le récupérer ultérieurement.

Pour en savoir plus sur le fonctionnement du SEPA, cliquez ici