Préparation de la rentrée, votre petit guide étape par étape.

"Une nouvelle année scolaire est une étape importante et souvent chronophage.

Notre équipe vous propose d'anticiper une partie des actions nécessaires au bon déroulement de cette période." 

Sommaire:

1ère étape : Création d'une nouvelle année scolaire

2ème étape: Transfert de la comptabilité

3ème étape : Transfert des enseignants et de leurs cours

4ème étape : Inscriptions et réinscriptions des élèves

5ème étape: Validation des dossiers des élèves

1ère étape : Création d'une nouvelle année scolaire

La première étape essentielle consiste à: créer une nouvelle année scolaire.

Cette étape peut être effectuée à tout moment car elle ne nécessite pas la clôture de l'année précédente.

Une fois l'année créée, vous pourrez ajouter les vacances scolaires et les jours fériés.

Si vous n'avez pas encore le calendrier officiel, ne vous inquiétez pas, cette étape peut être effectuée après avoir entré les cours.

2ème étape: Transfert de la comptabilité

Le transfert annuel des tarifs et la mise à jour des montants est une étape simple que vous devrez effectuer avant de facturer les foyers.

Vous pouvez effectuer ce transfert après avoir réinscrit les élèves (en étape 4) ou dès la création de la nouvelle année.

Si votre grille tarifaire change, vous pouvez également: créer de nouveaux tarifs.

Si vous avez mis en place une facturation automatique, il est important de penser à  mettre à jour les liens avec les tarifs de la nouvelle année.

En revanche, pour les différents modes de règlement, aucune opération n'est requise, ils sont réutilisables chaque année.

3ème étape : Transfert des enseignants et de leurs cours

Il est possible de :Transférer les enseignants sur la nouvelle année, avec ou sans leurs cours 

Si vous êtes en mesure d'entrer le planning des cours collectifs avant la réinscription des élèves, ces derniers pourront sélectionner en ligne le cours dans lequel ils souhaitent s'inscrire. Si vous ne connaissez pas votre planning avant le mois de septembre, vous pourrez tout de même transférer les cours, y inscrire les élèves, puis ajouter les lieux et dates des cours par la suite.

Si vous ne transférez pas de cours , vous pouvez vous lancer dans la création des nouveaux cours 

4ème étape : Inscriptions et réinscriptions des élèves

Le dépôt des dossiers de réinscription peuvent se faire soit :

• Par réinscription manuelle (côté administratif)
• En ayant mis en place en amont le Formulaire de Réinscription Dynamique

Les nouvelles inscriptions se font soit:

• Par le module complémentaire des pré-inscriptions
• Par l'ajout manuel des nouveaux élèves.

5ème étape: Validation des dossiers des élèves

• Si vous avez besoin que les familles vous envoient des justificatifs pour valider les inscriptions, vous pouvez souscrire au module d'échange de document, qui permettra aux familles de vous envoyer des documents depuis leur espace extranet.
• L'ensemble des élèves réinscrits le sont sur des disciplines et niveaux en statut de réinscription temporaire (exception faite des cours collectifs proposés à la réinscription extranet.). Il faudra les valider dans les inscriptions à traiter ainsi que les Dossiers d'Inscriptions
• Pour les nouveaux élèves inscrits par fiches de pré-inscriptions, la procédure est résumée dans cet article